Augmentez vos compétences en gestion documentaire

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CAMPUS DE SHIPPAGAN

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COMPÉTENCES PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES

Cette formation vise à mettre en place de bonnes pratiques pour gérer efficacement l’information produite ou reçue dans l’exercice des activités et améliorer ainsi la productivité en milieu de travail et retrouver facilement les documents dans la vie quotidienne. 

Si vous perdez du temps à retrouver des courriels importants, si vos fichiers téléchargés sont difficiles à classer et que les versions s’accumulent au risque de ne plus savoir où est la version définitive, si vous perdez de l’information, cette formation peut vous aider à mieux organiser votre information et gagner en efficacité.

La formation, divisée en cinq modules, vous aidera à réfléchir à la mise en place d’une politique documentaire et à adopter de bonnes habitudes de gestion et de conservation de vos documents.    

Objectifs :

Module 1 : Comprendre les enjeux de la gestion des documents numériques 

  • Comprendre l’importance de l’information dans l’organisation
  • Collecter la bonne information
  • Évaluer les risques de non-disponibilité des documents
  • Assurer une bonne conservation des documents numériques

Module 2 : Faire une analyse des besoins 

  • Faire un état des lieux et cerner les points critiques
  • Prendre en compte le milieu, les ressources humaines et matérielles, le contenu des documents
  • Proposer des solutions documentaires
  • Autodiagnostic des participants sur la gestion de leurs documents

Module 3 : Gérer le nommage et le classement des fichiers

  • Réfléchir au bon nommage des fichiers
  • Appliquer des règles de nommage et mettre en place des procédures
  • Adopter de bonnes habitudes de classement
  • Élaborer un plan de classification

Module 4 : Améliorer la gestion et la conservation des courriels

  • Adopter de bonnes pratiques pour nommer les courriels
  • Décider du sort final des courriels
  • Réfléchir aux risques juridiques d’une mauvaise conservation des courriels

Module 5 : Évaluer l’importance de son information  

  • Étudier le contenu informationnel d’une organisation
  • Repérer les documents essentiels
  • Savoir répondre aux obligations légales
  • Mettre en place des règles d’archivage

Clientèle visée :  Toute personne ayant à gérer des documents ou souhaitant améliorer le partage et la conservation de l’information dans son organisation.

Mode de livraison : À distance - En mode virtuel (Zoom)

Horaire : les vendredis 16 et 30 septembre, 14 octobre, 4 et 18 novembre 2022 de 10 h à 12 h

Frais: 350 $ + TVH pour la formation complète ou 90 $ + TVH par module 

Unité d'éducation continue: 1,0 UEC pour la formation complète

Formatrice :  Florence Ott

Florence Ott est professeure en gestion de l’information à l’Université de Moncton, campus de Shippagan. Elle est titulaire d’un doctorat en histoire de l’École des hautes études en sciences sociales de Paris et d’un master en techniques d’archives et de documentation. Avant son arrivée au Canada en 2006, elle a occupé pendant 20 ans le poste de directrice du Centre Rhénan d’Archives et de Recherches Économiques de Mulhouse et a enseigné conjointement l’archivistique privée à l’Université de Haute-Alsace. Elle a effectué de nombreuses consultations en entreprises et dans les organisations associatives et publiques pour mettre en place des politiques de gestion documentaire, des plans de classifications, des procédures de nommages de fichiers et des classements d’archives historiques. Elle a fait de nombreuses formations en collaboration avec les centres de formation continue en France et au Canada.