Le recours au mode télétravail pendant la pandémie a mis en relief le caractère essentiel de la gestion de l’information, des documents et des données corporatives. Le déploiement de nouveaux systèmes et outils informatiques s’est effectué sur les chapeaux de roues et nombreux sont les employeurs qui ont rapidement réalisé l’importance d’une gestion de l’information efficace. Le baccalauréat appliqué en technologie, information et leadership (BTIL) et le baccalauréat en gestion de l’information de l’Université de Moncton (UdeM) forment justement des professionnelles et des professionnels habiles dans des enjeux complexes et qui améliorent la productivité et l’excellence de tout organisme.
Francis Rancourt-Proulx est présentement chargé de cours pour le cours Information corporative de ces programmes offerts à temps partiel et à temps plein au campus de Shippagan de l’UdeM. « Ce cours s’adresse à toute personne qui veut se diriger dans le domaine des systèmes d’information sur le marché du travail. Dans le fond, l’approche adoptée pour ce cours est de définir le rôle et les responsabilités des professionnelles et des professionnels de l’information dans un projet de transformation numérique. Ceci peut toucher autant les organismes privés que [les organismes] publics, tels que les universités, les gouvernements, les institutions financières, les entreprises, etc. », explique-t-il d’emblée.
Il rappelle que bien des organismes et entreprises s’attardent surtout au déploiement de la structure d’un nouveau système numérique et que, bien souvent, ils confient le projet à leur équipe du secteur informatique. Cependant, la gestion de l’information contenue dans ces systèmes s’avère tout aussi importante et c’est ici qu’interviennent les diplômées
et les diplômés de ces programmes.
« Depuis les dernières années, la profession est devenue vraiment essentielle. En 2020, quand tout le monde a commencé le télétravail en pleine pandémie, les organisations ont déployé des outils comme Microsoft Teams par exemple, ce qui a amené une réflexion sur leur utilisation par les employées et [les] employés », explique-t-il. Le télétravail a dématérialisé les bureaux physiques du jour au lendemain pour les remplacer par des bureaux virtuels au domicile des membres du personnel. L’information traditionnellement en format papier s’est retrouvée numérisée ou est maintenant exclusivement sous format numérique. Son intégrité doit être assurée tout au long de sa vie, de sa création jusqu’à sa destruction éventuelle.
Un élément important : la gestion du changement
Dans le déploiement de tels projets de transformation numérique, l’élément humain entre en jeu très rapidement et les organismes doivent s’attarder à la gestion du changement. Les personnes utilisatrices de ces nouveaux outils doivent se retrouver au cœur du processus et elles doivent être consultées, accompagnées
et appuyées.
Ceci affecte également beaucoup l’expérience des utilisatrices et des utilisateurs qui bénéficient alors d’un système convivial et dynamique. « Nous devons les impliquer pour qu’elles [ou qu'ils] se reconnaissent dans le produit qu’on leur donne. Un autre volet important que nous abordons est celui de la notion d’accessibilité pour les gens qui ont des problèmes de vision ou autres déficiences, car ils doivent avoir aussi accès à l’information », ajoute-t-il.
Les professionnelles et les professionnels de la gestion de l’information doivent également veiller au développement d’outils pédagogiques pour former les personnes utilisatrices. Une démonstration rapide sera loin d’être suffisante et l’adaptation aux nouveaux systèmes ou outils nécessitera différents produits, des séances d’information, des ateliers, etc. « Plusieurs personnes ont parfois l’impression qu’une démonstration vite faite permettra aux gens de comprendre du premier coup comment utiliser un nouveau système. Au contraire, il faut structurer des séances d’information et développer différents outils et différents produits qu’il faut transformer au long du processus. Il faut aussi avoir des modes plus accessibles, surtout en télétravail », précise M. Rancourt-Proulx.
Et pendant tout ce processus, la gestion des documents s’effectue par l’entremise d’outils numériques qui doivent être soigneusement planifiés et développés. « Dans
le fond, c’est ça l’essence du cours. Oui, les services informatiques vont mettre le système en place sur les serveurs, mais les professionnelles et [les] professionnels de l’information ont comme rôle d’assurer le parcours de l’information, de sa création jusqu’à sa destruction. Ces gens veillent à ce que l’information réponde aux besoins et s’assurent que tous les éléments de confidentialité sont bien pris en compte », résume-t-il. De la nomenclature des fichiers aux espaces de travail collaboratifs pour le partage des documents, tout doit être bien organisé et planifié dans les moindres détails.
D’ailleurs, Francis Rancourt-Proulx confie que ce désir d’organisation représente une caractéristique commune des gens qui œuvrent dans ce domaine. « Je suis dans
le métier depuis dix ans et je pense qu’on ne s’ennuie jamais. Il y a toujours des défis et aucune journée n’est routinière. C’est une passion pour les gens qui aiment l’organisation et la structure. Le domaine est palpitant pour [toutes] celles et [tous] ceux qui sont curieux et qui aiment analyser les choses », conclut-il avec enthousiasme.
Francis Rancourt-Proulx détient un baccalauréat en gestion de l’information de l’Université de Moncton. Il travaille comme gestionnaire en gestion de l’information à la fonction publique. Il est également chargé de cours au campus de Shippagan de l’Université de Moncton où il donne le cours d’Information corporative.