La conseillère en intégration du Service de soutien à l’apprentissage enverra un courriel, comprenant les mesures d'adaptation nécessaires, qu'elle fera parvenir aux professeures et professeurs de l'étudiante ou de l'étudiant ainsi qu'au chef de secteur de son secteur d'étude. Ce courriel ne contient pas tous les détails de la condition médicale et des besoins de l'étudiante ou l'étudiant. Il confirme simplement les besoins en matière de mesures d’adaptation de l’étudiante ou l’étudiant ainsi qu’une petite description ceux-ci. Ces informations sont très utiles pour les professeures et professeurs puisqu'elles leur permettent d’assurer le soutien nécessaire auprès de l’étudiante ou de l’étudiant. Le SASA encourage fortement l’étudiante ou l’étudiant à rencontrer ses professeures et professeurs afin d'expliquer les mesures d'adaptation dont elle ou il a besoin pour fonctionner de façon optimale dans son cours.

Voici un exemple de discussion :

« Vous avez reçu un courriel du Service d'accès et de soutien à l'apprentissage. Comme vous avez pu le voir, je suis inscrite ou inscrit à ce service puisque j’ai une condition ou des besoins qui affectent certains aspects de mon fonctionnement ou de ma façon d'apprendre à l’Université. Les mesures d'adaptation qui y sont mentionnées vont m'aider à satisfaire les exigences de votre cours. Est-ce que nous pouvons discuter de ces mesures afin de pouvoir les mettre en place le plus tôt possible? »

Il se peut que l’étudiante ou l’étudiant n’ait pas besoin de mesures d'adaptation pour tous ses cours. Si c’est le cas, la lettre est remise aux professeures ou professeurs concernés seulement. Les étudiantes et étudiants ayant besoin de services particuliers ou de mesures d'adaptation préfèrent parfois aviser tous les professeures et professeurs, peu importe, au cas où elles ou ils affronteraient des défis inattendus. Il ne faut pas oublier qu'il appartient à l’étudiante ou l’étudiant de choisir de divulguer les détails de sa condition ou de ses besoins aux professeures ou professeurs et aux autres étudiantes et étudiants de la classe. Avant de donner trop de détails, il vaut mieux réfléchir aux raisons qui motivent une divulgation détaillée. Les renseignements fournis au Service d'accès et de soutien à l'apprentissage sont confidentiels et ils ne seront divulgués qu’avec un consentement écrit de l’étudiante ou de l’étudiant.