Comment organiser un retour?

Vous souhaitez organiser une rencontre de classe avec vos anciennes et anciens camarades de l'Université de Moncton? Nous pouvons, à partir de la liste des finissantes et finissants de votre classe, vous aider à la planification de votre rencontre.

Nous vous conseillerons sur les démarches à entreprendre afin de planifier une rencontre de classe pour faire de vos retrouvailles des moments mémorables.

Le comité organisateur :

L’organisateur ou l’organisatrice est la personne qui lancera des retrouvailles. Après avoir identifié quelques camarades susceptibles de l’épauler, ils formeront un comité organisateur. Généralement, c’est à ce moment-là que l’organisatrice ou l’organisateur communiquera avec le bureau des diplômés et de L’alUMni pour l’informer du projet. À partir de notre base de données, le secrétariat fera parvenir un message que vous aurez préparé aux finissantes et finissants de votre classe.

Les besoins :

En planifiant les retrouvailles, le comité organisateur déterminera le lieu de la rencontre, les éventuelles activités, l’horaire, etc., mais auparavant, il est important d’effectuer un sondage auprès des diplômées et diplômés de votre classe pour savoir s’ils ont des intérêts précis ou des besoins spécifiques (à titre d’exemple, prévoyez un endroit accessible pour les invités en fauteuil roulant). Cette étape permettra de valider les adresses postales et les coordonnées des participants, sans occasionner de dépenses superflues.

Le comité organisateur préparera une lettre invitant ses confrères et consoeurs à la rencontre de classe. À cette lettre pourront être joints un sondage concernant l'intérêt de l'organisation d'une réunion, ainsi qu'une liste des membres de la classe dont l'adresse est manquante. Un exemple de lettre d’intention est fourni en annexe 1. Une fois la lettre préparée, transmettez-la électroniquement au bureau des diplômés et de L’alUMni qui se chargera de l’expédier à votre liste de classe puisque, en raison de la loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, le bureau des diplômés et de L’alUMni de l’Université de Moncton ne peut diffuser cette information. Elle se chargera de faire l’envoi à votre place.

Prenez note toutefois que les réponses seront reçues à l’adresse fournie par le comité organisateur. Les retours pour adresses incorrectes seront, quant à eux, reçus au bureau des diplômés et de L’alUMni de l’Université de Moncton, qui en informera le comité organisateur.

Le choix de la date, de l’endroit et des activités :

Après quelques semaines, les membres du comité organisateur évalueront les résultats du sondage pour ensuite passer à la planification de la soirée. Il est important de conserver les données recueillies pour élaborer le budget de cette rencontre.

Le choix du lieu de rencontre et de la date se fera en tenant compte des commentaires reçus, mais nous vous encourageons à synchroniser la tenue des retrouvailles avec le Rendez-vous de L’alUMni, en octobre, durant lequel un grand nombre d’activités comme des conférences, des cocktails facultaires, des animations, des parties sportives des Aigles Bleu(e)s et la Soirée Ovation, sont organisées sur le campus de Moncton, ou bien lors d’un festival, d’un spectacle, etc. Si vos retrouvailles se déroulent sur le campus de Moncton, vous pourrez profiter de votre passage pour une visite organisée que le Bureau des diplômés et de L’alUMni vous aidera à mettre en place. Ces activités ajouteront une touche de couleur dans le cadre de vos retrouvailles.

Une fois le projet arrêté, établissez votre budget et prévoyez un montant pour les dépenses et les imprévus. Songez aux coûts d’hébergement et des repas, si tel est le cas, aux réservations, aux frais de participation, etc.

Veillez à préparer une lettre d’invitation qui inclut les différents paramètres de l’activité. À cet effet, consultez la section sur les frais à prévoir. Un exemple de lettre est fourni à la page 8, en annexe 2 du document de référence.

L’information et la publicité :

Dès l’annonce du projet, et si vous le souhaitez, L’alUMni pourra faire état de vos démarches et de vos activités sur son site Web et sur ses réseaux. Cela permettra de faciliter la recherche d’une ou d’un diplômé dont nous avons perdu la trace. Une section complète du Bulletin, qui est publié une fois par an, étant consacrée aux rencontres de classe, n’oubliez pas de désigner une personne qui prendra des photos que vous pourrez nous expédier électroniquement, pour l’insérer dans notre Bulletin.

Participation de L’alUMni :

Les coûts associés à l’envoi des lettres et celles de confirmation sont endossés par L’alUMni:

1. Étiquettes des enveloppes ;
2. Lettre (photocopies) ;
3. Enveloppes ;
4. Assemblage et préparation ;
5. Affranchissement (timbres) ;
6. Communications (au besoin).

Par ailleurs, sur présentation de factures, L’alUMni de l’Université de Moncton sera heureuse de vous octroyer un montant forfaitaire, déterminé en fonction de son budget annuel.

Le suivi :

L’alUMni de l’Université de Moncton n’entend pas dicter de ligne de conduite ni prendre de décision à la place du comité organisateur. Ce document est une ressource mise à la disposition des organisateurs afin de les guider dans leurs démarches.

Les responsabilités :

Seuls les membres du comité organisateur coordonnent les activités. Le bureau des diplômés et de L’alUMni ne peut être tenu responsable des résultats, tant financiers que ceux liés aux activités.

Pour commencer à organiser votre retour de classe, veuillez nous contacter à : lalumni@umoncton.ca.