La direction générale des SAÉÉ est la seule instance autorisée par l'Université de Moncton à reconnaître officiellement une association ou un regroupement étudiant pour le Campus de Moncton. Cette reconnaissance officielle confère, à l'organisme étudiant qui en fait la demande, une existence reconnue sur le campus et le droit à certains privilèges pour ses activités tels que: l'utilisation du nom de l'Université de Moncton - aux termes de sa constitution - ainsi que, selon leur disponibilité, l'usage de locaux, terrains, installations et services de l'Université, suivant les règlements en vigueur. Un comité ou un regroupement étudiant formé spécialement pour l'organisation d'événements ponctuels, tels que: festival, semaine thématique, voyages ou autres, ainsi qu'un sous regroupement d'une association existante, ne peut être considéré comme une association ou un regroupement pouvant être accrédité, mais doit plutôt se rattacher à une association étudiante locale de premier, deuxième ou troisième cycle, ou encore, être rattaché à une autre association déjà accréditée.

A - Critères pour la reconnaissance d'associations ou de regroupements étudiants :

• Compter au moins 10 membres qui sont étudiantes et étudiants à temps plein de l'Université de Moncton, Campus de Moncton;
• Un maximum de 25 % des membres peuvent provenir de la communauté universitaire;
• Répondre à des objectifs, à des intérêts et à des besoins de la communauté universitaire, sans toutefois doubler les objectifs ou les activités d'une association ou d'un service déjà existant, ou encore viser la même clientèle.

B - Procédures de reconnaissance d'associations ou de regroupements étudiants :

L'association ou le regroupement doit faire parvenir à la direction générale des SAÉÉ, les documents suivants :

• un formulaire officiel de demande de reconnaissance;
• une copie des règlements, de la constitution ou de la charte de l'association;
• une copie du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle l'association ou le regroupement a été constitué.

C - Durée de la reconnaissance

Première demande
La première demande de reconnaissance peut être soumise à n'importe quel moment de l'année. Cette reconnaissance est valide à compter de la date à laquelle elle a été accordée jusqu'au 30 septembre de l'année suivante.

Renouvellement
Toutes les associations ou les regroupements, à l'exception des associations étudiantes de facultés et d'écoles, doivent signifier annuellement à la direction générale des SAÉÉ leur intention de poursuivre leurs activités et ce, avant le 1^er octobre de chaque année. Le renouvellement se fait à l'aide d'un formulaire de renouvellement prévu à cette fin, sur lequel doit figurer la liste des membres de l'exécutif et leur numéro de matricule, adresse et numéro de téléphone.

L'association doit aussi joindre à ce formulaire la liste de ses membres, en précisant le statut de chacun et le numéro de matricule des membres étudiants. Le renouvellement de la reconnaissance d'une association ou d'un regroupement est valide du 1^er octobre au 30 septembre de l'année suivante. Les associations ou les regroupements qui ne font pas leur demande de renouvellement dans les délais prescrits seront rayés de la liste officielle des associations et des regroupements étudiants, et ce pour l'année universitaire en cours. Les conseils étudiants des facultés et écoles ne sont pas soumis à la politique de renouvellement.

Changement
L'association ou le regroupement officiellement reconnu - en vertu de cette politique - doit aviser par écrit la direction générale des SAÉÉ de tout changement à la charte, au règlement ou à la constitution de l'association ou encore de tout changement d'appellation et lui faire parvenir une liste des membres de son conseil exécutif après chaque élection. S'il ne satisfait pas à cette demande, ou aux exigences du nombre de membres, ou encore, si ses activités contreviennent aux normes et règlements indiqués ci-dessus, l'organisme peut voir sa reconnaissance officielle révoquée.

Hébergement d'un site Internet
Il est possible, pour les associations qui sont reconnues, d'obtenir un espace Web sur le site des Services aux étudiantes et étudiants. La demande doit être présentée par écrit à la Direction des SAÉÉ. Une telle demande doit inclure la raison d'être du site Internet, le contenu prévu, ainsi que les coordonnées de la personne qui en est responsable.