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Procédures fermeture de caisses

Procédures fermeture de caisses

Toutes les caisses doivent être fermées les mardis, sauf pour la dernière semaine du mois, où vous devez fermer votre caisse la dernière journée ouvrable. En ces jours de fermeture, toutes les caisses balancées et fermées doivent être apportées au Comptoir de services au plus tard à 13 heures cette même journée.

Étapes à suivre pour balancer votre caisse

  • Imprimer le rapport de caisse OUVERT du TGRCSHR.
  • S’assurer que chacune des catégories de transactions balance avec les pièces justificatives, le dépôt de la banque et la fermeture du lot avant de fermer votre caisse. Ne jamais balancer deux sessions de caisse en même temps. Effectivement, la caissière ne doit pas exécuter d’autres transactions lorsqu’elle est en train de balancer sa caisse.
  • Dès que vous êtes certains que votre caisse balance, vous pouvez aller au formulaire TGACREV pour fermer (option: clore la session) votre session et l’imprimer sur TGRCSHR.
  • Le rapport de caisse fermé avec les pièces justificatives (les JA, les demandes de paiement, les pièces justificatives pour tout autre genre d’ajustement) doivent être apportés au Service des finances aussitôt que possible.

Autres directives importantes :

  • Il est très important qu’une caissière ou qu’un caissier ne travaille pas sous le nom d’une autre caissière ou d’un autre caissier.
  • Chaque secteur est responsable pour l’entraînement de ses employées et de ses employés pour le remplacement des responsables de caisses qui prennent des vacances, qui sont malades ou qui quittent.
  • Si une personne quitte, le Service des finances doit être avisé afin que son nom soit enlevé de Socrate comme caissière ou caissier. Le nom de la nouvelle personne ainsi que son numéro d’utilisatrice ou d’utilisateur, doivent nous être communiqués le plus tôt possible.
  • Avant d’exécuter une transaction dans le compte des étudiantes et des étudiants, la caissière ou le caissier doit toujours vérifier s’il y a une balance en suspend au compte et agir en conséquence. Avant de faire une demande de remboursement, la personne doit s’assurer que le cours a bien été enlevé à SFAREGF.
  • Si un secteur reçoit un montant d’argent qui comprend des sommes pour d’autres secteurs, par exemple, 200 $ pour le logement, la caissière ou le caissier doit faire l’entrée nécessaire au compte de l’étudiante ou de l’étudiant. Il faut aussi s’assurer que les transactions faites au compte de l’étudiante ou de l’étudiant correspondent au montant total d’argent reçu. Il ne faut pas oublier d’aviser l’autre secteur concerné.

Politique : Surplus ou déficit d’argent dans une session de caisse/dépôt

  1. Cette politique s’applique aux employées et employés responsables de la perception d’argent ou responsables de la préparation des dépôts.
  2. Lors de la fermeture d’une session de caisse/dépôt, le surplus ou déficit, s’il y a lieu, doit être identifié sur la feuille de travail.
    1. 2.1 Dans le cas où une employée ou un employé démontre un surplus/déficit inférieur à 20 $, aucune approbation n’est requise.
    2. 2.2 Dans le cas où une employée ou un employé démontre un surplus/déficit de 20 $ et plus, mais inférieur à 50 $, l’approbation de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat est requise.
    3. 2.3 Dans le cas où une employée ou un employé démontre un surplus/déficit supérieur à 50 $, l’approbation de deux supérieures et/ou supérieurs est requise.
  3. Dans le cas des erreurs répétitives, un suivi de la supérieure immédiate ou du supérieur immédiat est exigé avec un rapport au comptable en chef du Service des finances.

 

Caisses fermées et balancées deux fois par année – décembre et avril

Voici les directives à suivre pour permettre la conciliation de l'auxiliaire des comptes à recevoir avec le Grand Livre du système Socrate. Cette conciliation se fait deux (2) fois par année, soit en décembre et en avril.

Décembre
Vous devez vous assurer de faire parvenir au Comptoir de services, au Centre étudiant, toutes les caisses fermées et balancées au plus tard à 13 heures la dernière journée de travail avant le congé des fêtes.

Avril
Vous devez vous assurer de faire parvenir au Comptoir de services, au Centre étudiant, toutes les caisses fermées et balancées au plus tard à 13 heures la dernière journée ouvrable du mois d’avril.

De plus, il est impératif qu'aucune session de caisse ne soit ouverte après 12 heures ces mêmes journées.

Si vous devez émettre un reçu ces journées-là après 12 heures, veuillez émettre un reçu manuel et l'inscrire dans Socrate dès votre première journée du retour
au travail.  

Merci pour votre collaboration!