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Procédures de fin d'année financière

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Chaque année, dès le 1er mai, le personnel du Service des finances entame le processus annuel de régularisation des comptes et la préparation du dossier de fin d'année. Ce travail doit se faire dans un laps de temps très court.

En planifiant les commandes avant le 30 avril, il faut tenir compte des points suivants :

  • Afin qu'une dépense reliée à l'acquisition de bien ou de service puisse être comptabilisée dans l'année financière en cours, il faut que le bien ou le service soit reçu au plus tard le 30 avril de cette même année.
  • Pour augmenter la possibilité que les commandes soient reçues avant le 30 avril, il faut acheminer les demandes d'achat au Service des achats avant le début mars de cette même année. Les demandes d'achat reçues au Service des achats après cette date risquent d'être imputées au budget de la prochaine année financière.
  • Prévoir plus de temps si l'acquisition de marchandise vient d'une autre province, d'un pays éloigné ou si vous faites l'acquisition d'équipement spécialisé.
  • Toujours consulter le Service des achats afin de bien planifier les acquisitions.
  • Acheminer au Service des finances au plus tard deux jours ouvrables après le 30 avril toutes les factures et la documentation pertinente pour tous biens ou services reçus le ou avant le 30 avril.

De plus, ceux et celles qui perçoivent de l'argent ou qui ont en leur possession des chèques au nom de l'Université de Moncton pour une activité qui a eu lieu dans l'année financière en cours, bien vouloir les faire parvenir au Service des finances le plus tôt possible.

Les responsables des budgets seront informés des dates précises à l'aide d'une note de service qui leur sera envoyée au mois de février.