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Nos profs en atelier
Florence Ott initie vingt-cinq
participants à la gestion des
documents numériques
Dans le cadre d’une formation sur comment « Gérer,
classer et conserver les documents numériques »,
Florence Ott, professeure en gestion documentaire,
a offert un atelier à vingt-cinq participants, soucieux
d’améliorer leur connaissance dans le domaine, le
mercredi 11 mai 2016. Ces participants proviennent
de la péninsuleAcadienne et de la région Chaleur et
travaillent pour la plupart dans de petites entreprises ou
des services de développement économique, social et
associatif qui ont de nombreux défis à relever dans la
gestion de leur information.
Dans tous les actes de notre vie privée et professionnelle,
nous sommes soumis à l’obligation de créer, de recevoir
et de diffuser des documents numériques qui constituent
autant d’informations qui peuvent avoir une valeur
légale, administrative, patrimoniale ou simplement
informative. Mais le tsunami numérique rend plus
difficile la recherche des documents pertinents et leur
conservation.
En fait, le poids de l’information contenu dans un
document correspond au risque encouru si on perdait
le document. La conservation doit être organisée et
sécurisée en tenant compte de ce risque. Il est donc
indispensable de distinguer les quatre différents niveaux
d’importance des documents.
En premier lieu, il s’agit des documents vitaux dont
leur perte est très dommageable. Ils sont indispensables
pour redémarrer une activité au lendemain d’un sinistre
mais ils ne sont pas nombreux et ils peuvent être récents
ou anciens. Ils doivent être dupliqués dans des lieux
distants, pour réduire les risques. Ensuite, on trouve
les documents très importants mais non vitaux parce
qu’on peut les reconstituer, mais c’est couteux. Ils vont
faire perdre des opportunités d’action et donner une
mauvaise image de l’entreprise. Au final, vont rester les
documents moins importants qui demeurent utiles mais
qu’on peut reconstituer à partir d’information se trouvant
dans d’autres documents. Certains des documents peu
importants peuvent être confidentiels et les documents
confidentiels ne sont pas systématiquement vitaux.
N’oublions pas la documentation qui n’a pas de valeur
légale mais qui encombre souvent nos ordinateurs et
qu’il faut veiller à mettre à jour et purger quand elle
devient trop abondante.
Il a été beaucoup question de la normalisation des règles
de nommage des fichiers, de l’élaboration de plans de
classification à partir de l’existant et surtout d’établir
des règles d’archivage et d’assurer la pérennisation
des données. Il a aussi été rappelé l’obligation pour les
documents numériques d’être authentiques grâce à la
signature électronique et à l’horodatage, intègres, fiables
avec la préservation des métadonnées pour que les
documents reflètent bien l’action qu’ils documentent et
enfin exploitables sur la durée.
C’est donc tout un tour d’horizon de la gestion des
documents numériques qui a été vu avec pour certains
participants le regret d’une formation trop courte. Ils ont
cependant acquis la certitude que de bonnes pratiques
documentaires, la mise en place de procédures et
d’outils adaptés à leur besoin et une bonne réflexion
sur leur information leur permettrait d’être plus
efficaces aussi bien dans leur travail que dans leur vie
quotidienne.
Florence Ott, professeure en gestion documentaire
à l’UMCS, donnant une formation en gestion et
conservation des documents numériques aux vingt-cinq
participants, le mercredi 11 mai 2016.
