Politique sur la confidentialité des dossiers étudiants à l'Université de Moncton

Préambule

L'Univeristé s'engage à maintenir et à protéger l'aspect confidentiel et privés des renseignements personnels obtenus dans l'établissement d'un dossier étudiant. Seules les personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements pour exercer leurs fonctions officielles peuvent utiliser, modifier ou communiquer ces renseignements.

1. Objectifs de la politique

Cette politique sert à limiter l'accès à l'information contenue dans le dossier de la personne étudiante par des moyens de contrôle adéquats.

Les objectifs sont les suivants :

• 1.1 protéger la personne étudiante;
• 1.2 protéger la confidentialité des dossiers;
• 1.3 protéger l'intégrité des informations et documents contenus dans les dossiers;
• 1.4 limiter l'accès aux dossiers;
• 1.5 déterminer les responsabilités du personnel de l'Université ayant la charge de la gestion et de la mise à jour des dossiers étudiants.

2. Dossier officiel de la personne étudiante

L'Université par le biais du Registrariat ouvre et garde à jour, pour chaque personne étudiante, un dossier officiel constitué de documents et données électroniques relatifs à son cheminement universitaire à partir de sa demande d'admission ou de son inscription à un cours.

L'Université reconnaît que les renseignements contenus dans ce dossiers ont un caractère confidentiel et que l'accès en est limité. Le Registrariat en est le dépositaire et le responsable. Les facultés constituent également un dossier pour chaque personne étudiante. Le contenu de celui-ci peut comprendre des documents complémentaires pertinents qui ne sont pas dans le dossier du Registrariat. Ces documents doivent être considérés comme faisant partie du dossier officiel, et à cet égard, revêtent le même caractère confidentiel que le dossier officiel au Registrariat.

Seuls les documents émis officiellement par l'Université peuvent être communiqués à l'extérieur, et ce, avec l'autorisation écrite au préalable de la personne étudiante. Exception faite du diplôme, le sceau n'est apposé que sur les documents émis ou transmis directement par le Registrariat à un établissement d'enseignement ou à tout autre organisme.

3. Types d'information contenue dans le dossier

Sans limiter la portée des informations personnelles, il importe d'indentifier l'information normalement contenue dans un dossier étudiant :

• 3.1 informations personnelles : nom, sexe, numéro d'identité (NI), citoyenneté, statut au Canada, N.A.S., date de naissance, adresse, numéro de téléphone, courrier électronique;
• 3.2 données relatives à l'admission et à l'inscription;
• 3.3 résultats universitaires;
• 3.4 résultats d'une décision du Comité d'appel (s'il y a lieu);
• 3.5 résultats d'une décision d'un comité chargé d'étudier une action relevant de la fraude (s'il y a lieu);
• 3.6 certificats médicaux pertinents;
• 3.7 lettres de référence;
• 3.8 correspondance pertinente se rapportant aux études.

4. Accès à l'information

4.1 Personne étudiante

La personne étudiante peut consulter son dossier sur rendez-vous et cette consultation doit obligatoiresment se faire en présence du ou de la registraire-adjointe, gestion des études, ou d'un autre officier du Registrariat. Cependant, la personne étudiante n'a pas accès aux évaluations et aux lettres de recommandations confidentuelles fournies à l'Université.

4.2 Employées et employés de l'Université de Moncton

Dans l'exercice de leurs fonctions administratives, certaines employées et certains employés de l'Université doivent avoir accès à une partie de l'information contenue dans le dossier étudiant pour accomplir leur travail. Conséquemment, la ou le registraire pourra donner un accès limité aux éléments du dossier étudiant selon les informations requises. L'information ainsi obtenue ne pourra être divulgée en aucun temps.

Les personnes chargées de la gestion des dossiers étudiants dans les facultés, écoles ou départements, ont accès aux dossiers des personnes étudiantes inscrites dans les programmes d'études dont elles ont la responsabilité. Les professeures et professeurs ont seulement accès aux données étudiantes qui concernent leurs cours.

Certains éléments spécifiques, tels les adresses, les numéros de téléphone, les courriers électroniques, les détails relatifs à l'inscription, peuvent être divulgués à des employées ou des employés de l'Université pour des enquêtes ou des projets de recherche approuvées par le Code de déontologie du Comité d'éthique de la recherche avec des êtres humains de l'Université, à condition que la confidentialité de l'information soit respectée. Les requérants doivent en faire la demande par écrit à la ou au registraire et attester que la confidentialité sera respectée et que l'information ne sera pas divulguée à un tiers parti.

4.3 Regroupements étudiants reconnus par l'Université de Moncton

La Fédération étudiante de l'Université de Moncton (FÉCUM), l'Association générale des étudiantes et étudiants de l'Université de Moncton campus d'Edmundston (AGÉÉUMCE), l'Association étudiante de l'Unversité de Moncton à Shippagan (AEUMAS) ou tout autre acronyme correspondant aux regroupements formels étudiants reconnus par l'Unviversité peuvent obtenir la liste de leurs membres. Pour obtenir cette information, une demande doit être présentée par écrit à la ou au registraire, accompagnée d'une déclaration écrite que l'information ne sera pas divulguée à un tiers parti. La demande doit avoir reçu l'approbation au préalable du directeur ou de la directrice des Services aux personnes étudiantes du campus.

4.4 Organismes publics, agences gouvernementales ou autres organisations

4.4.1 Organismes publics, agences gouvernementales

Aucune attestation ni aucun résultat universitaire ne seront pas expédiés à quelque organisme ou établissement que ce soit sans l'autorisation expresse et écrite de la personne étudiante visée.

Cependant pour des raisons jugées acceptables, un minimum d'information pourrait être divulgué sans l'autorisation de la personne étudiante, par exemple le statut universitaire, le domaine d'études (faculté et programme), le diplôme postulé, la date d'inscription et l'année d'admission et ceci sans divulguer l'identité de la personne étudiante.

Exceptionnellement, dans des cas d'urgences ou des cas spéciaux, la ou le registraire peut juger nécessaire de fournir certaines informations supplémentaires.

4.4.2 Autres organisations

Des informations peuvent être fournies pour fins de recherche a des organismes reconnues par l'Université, selon le bien-fondé de la demande si la ou du registraire juge qu'elle est acceptable. Cependant, l'identité de la personne étudiante doit demeurer confidentielle. L'agence ou l'organisme en question doit en faire la demande par écrit et attester que l'information reçue ne sera pas divulguée.

5. Entreposage des dossiers

Le dossier de chaque personne étudiante est gardé sous clef et le dossier informatisé est sauvegardé dans la base de donnée centrale de l'Université. Les employées et employés qui ont accès à cette base de données pour effecutée leur travail peuvent obtenir les mots de passe requis et doivent les garder confidentiels.

 Le dossier d'une personne étudiante qui a fait une demande d'admission, mais qui ne s'est pas inscrite à l'Université, est détruit après 12 mois d'inactivité. Le dossier papier d'une personne étudiante sera archivé et il ne sera détruit qu'après cinq ans d'inactivité. Le dossier informatisé sera sauvegardé indéfiniment sur un support technique quelconque.

 

Mise à jour de la politique le 10 février 2009 à la RVD (Réunion des vice-doyens)