Le Comité organise au début de chaque année universitaire une session d’étude des règles de procédure. Le Comité peut adopter des règles de procédure pour la gouverne de ses délibérations et toute autre mesure pour régir sa procédure de réunion, sous réserve des Statuts et règlements et des règles énoncées ci-dessous :

1. La partie qui souhaite déposer un appel au Comité d’appel obtient du Secrétariat général le formulaire de dépôt d’un appel. Elle explique brièvement, sur ce formulaire, les motifs de l’appel;
    
2. les parties visées par une procédure dont est saisi le Comité d’appel reçoivent par écrit, au plus tard deux jours avant la date de l’audience, un avis indiquant la date, l’heure et le lieu de l’audience. L’avis donne également une brève description des motifs de l’appel;
    
3. la remise de l’avis en personne aux parties ou, si cela s’avère impossible, la remise de l’avis au bureau du doyen, de la doyenne, du directeur ou de la directrice de la faculté ou école concernée et à la dernière adresse versée au dossier de l’étudiant ou de l’étudiante constitue une preuve suffisante de sa signification;
    
4. la partie qui ne se présente pas à l’audience à la date et à l’heure fixées, sans motif valable, est réputée avoir renoncé à son droit d’appel ou à son opposition à l’appel;
    
5. les parties visées par une procédure dont est saisi le Comité d’appel peuvent comparaître individuellement ou se faire représenter par une autre personne. Dans ce dernier cas, la partie impliquée devra néanmoins être présente à l’audience. Il ne peut y avoir qu’un seul représentant ou une seule représentante pour chaque partie. Si une partie décide d’assurer elle-même sa représentation, elle aura seule le droit de parole et sera la seule à avoir le droit d’interroger ses témoins et de contre-interroger les témoins de l’autre partie. Si une partie choisit d’être représentée par une autre personne, la représentante ou le représentant agira alors en tout temps pour la partie représentée et elle ou il aura seul le droit de parole et le droit d’interroger les témoins de la partie adverse;
    
6. l’audience est à huis clos. Seuls les parties impliquées et leurs représentants et leurs représentantes, s’il y a lieu, sont présents en tout temps dans la salle d’audience. Les témoins ne sont présents dans la salle d’audience qu’au moment de leur témoignage;
    
7. les dossiers des affaires portées devant le Comité d’appel sont confidentiels. Seuls les membres du Comité d’appel, les parties et leurs représentants et représentantes ont accès au dossier;
    
8. une fois une demande d’appel déposée, les parties impliquées et leurs représentants et représentantes ne doivent pas, en l’absence de l’autre partie, discuter de l’appel avec les membres du Comité. Les parties doivent se limiter aux faits pertinents. Le Comité peut refuser d’entendre les questions ou refuser d’accepter en preuve les documents pertinents qui ne sont pas connus des deux parties ou qui, à son avis, ne sont pas pertinents à l’appel;
    
9. les parties peuvent appeler à témoigner tous les témoins dont elles estiment la présence nécessaire pour établir leur cause;
    
10. les parties peuvent contre-interroger les témoins des autres parties;
     
11. les membres du Comité peuvent poser des questions aux parties et à leurs représentants ou représentantes ainsi qu’aux témoins, en vue d’obtenir des précisions;
     
12. l’objectif étant de s’assurer que toute l’information essentielle à la détermination de l’appel est présentée, le Comité pourra, s’il le juge nécessaire, appeler à comparaître certains témoins. Les parties auront alors le droit de contre-interroger ces témoins. Le Comité pourra également accepter en preuve les déclarations sous serment, les affirmations solennelles et tout autre document pertinent à la détermination de l’appel;
     
13. le président ou la présidente du Comité aura, en tout temps, le contrôle de la procédure afin d’assurer un déroulement ordonné, équitable et rapide des délibérations. Il pourra, notamment, réduire les interrogatoires et les contre-interrogatoires s’il les juge indûment longs. Ses décisions en matière de procédure sont définitives et sans appel;
     
14. le Comité prendra connaissance des règlements de l’Université et n’exigera pas la preuve de leur adoption. C’est à la partie qui veut contester la légalité de l’adoption d’un règlement qu’incombe le fardeau de la preuve;
     
15. les délibérations du Comité d’appel se font à huis clos en l’absence des parties et de leurs représentants et représentantes;
     
16. les décisions du Comité d’appel sont prises par un vote secret des membres présents à l’audience à la suite d’une discussion;
     
17. la décision ne fait pas état du vote du Comité mais énonce, brièvement, les motifs sur lesquels se fonde le Comité pour appuyer sa décision. La décision est remise aux parties;
     
18. un seul dossier d’appel est constitué. Le dossier est gardé au Secrétariat général. Il pourra être consulté par les parties mais ne peut être reproduit.