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Lundi 14 Juin 2021

Lundi 14 Juin 2021

Entente de partenariat en gestion documentaire entre la Ville de Dieppe et l’UMCS, le 5 juin 2021


Signature de l’entente de partenariat en gestion documentaire entre la Ville de Dieppe et l’Université de Moncton, campus de Shippagan (UMCS), le 5 juin 2021. Les signatures ont eu lieu séparément dans les deux organisations concernées en raison de la pandémie de la COVID-19. Dans les photos : monsieur Yvon Lapierre, maire de la Ville de Dieppe, et son greffier adjoint, monsieur Stéphane Simard ; madame Florence Ott, professeure de gestion documentaire à l’UMCS, et monsieur Sid-Ahmed Selouani, vice-recteur de l’UMCS.


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À la demande de la Ville de Dieppe, un partenariat en recherche et développement en gestion documentaire a été signé entre monsieur Yvon Lapierre, maire de la Ville, et monsieur Sid-Ahmed Selouani, vice-recteur du campus de Shippagan de l’Université de Moncton (UMCS), le 5 juin 2021.

En effet, l’augmentation de la réglementation ainsi que la production massive de documents numériques entraînent de nouveaux défis pour les municipalités ainsi que l’obligation de mettre en place des procédures pour garantir une bonne gouvernance informationnelle. En 2014, la Ville de Dieppe a adopté l’Autorité réglementaire des documents municipaux (ARDM) et le bureau du greffier doit maintenant standardiser l’utilisation de l’ARDM au sein de chaque service de la Ville.

Il s’agit donc maintenant de faire un état des lieux pour favoriser une meilleure gestion de l’information et étendre les procédures aux autres services de la Ville de Dieppe. Monsieur Stéphane Simard sera le référent et le chef de projet à la Ville tandis que madame Florence Ott, professeure en gestion de l’information à l’UMCS agira en tant qu’experte en gestion documentaire. Tous deux vont travailler à l’élaboration d’un Plan de mise en œuvre de la gestion documentaire qu’ils proposeront à la direction générale.

De plus, la professeure va pouvoir associer ses étudiants de 4e année du baccalauréat en gestion de l’information inscrits au cours Calendrier et de traitement de l’information à cette réflexion. Ils vont, dans le cadre de leur étude, analyser les besoins d’un service et proposer des solutions pour améliorer la gestion et le classement des documents. Cela correspond parfaitement aux recherches menées à l’UMCS puisqu’elles font partie d’un de ses domaines d’excellence et que le baccalauréat en gestion de l’information offert depuis 2001 est un programme spécialisé de langue française unique au Canada.

Par la suite, la collaboration pourrait être poursuivie par le choix d’un outil informatique, la formation, le processus d’intégration parmi tous les secteurs de la Ville, le respect du calendrier de conservation, le déclassement et le traitement des courriels et de la mise en place d’une politique générale de gestion et de conservation de l’information.

Ce partenariat devrait permettre aux deux parties de développer des procédures et des outils pour faciliter la gestion de l’information pérenne et mettre en évidence l’importance d’une bonne information dans les organisations. Ce sera aussi l’occasion pour la professeure Florence Ott de tester grandeur nature les applications et les procédures préconisées dans son dernier livre sur « la gestion documentaire dans les processus d’affaires ».




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