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Mardi 26 Mars 2019

Accès rapide de la personne autorisée à la bonne information : poursuite du projet de recherche entre la CSRPA et l’UMCS

De gauche à droite, M. Benjamin Kocyla, directeur de la planification de la CSRPA, M. Vincent Dugas, attaché de recherche et finissant du baccalauréat en gestion de l’information de l’UMCS, et Mme Florence Ott, professeure en gestion documentaire à l’UMCS, le 18 mars 2019.
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L’entente signée le 6 juillet 2017 par la Commission de services régionaux Péninsule acadienne et l’Université de Moncton, campus de Shippagan, pour la recherche et le développement en gestion documentaire est en train de porter ses fruits. En effet, le service d’urbanisme dirigé par M. Kocyla, directeur de la planification, dispose maintenant d’un plan de classification adapté aux besoins du service, d’une charte de nommage des fichiers, d’un cahier de bonnes procédures de gestion et de conservation des courriels ainsi qu’une réorganisation complète des dossiers partagés dans le système d’archivage électronique.

Le point sur les travaux a été fait le 18 mars 2019, mais le travail est loin d’être terminé. C’est pourquoi, Mme Florence Ott, professeure en gestion documentaire, et M. Vincent Dugas, assistant de recherche et finissant du baccalauréat en gestion de l’information, se lancent maintenant dans l’étude du processus de numérisation des documents afin de revoir les procédures et d’assurer l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité des documents numériques de la Commission. Pour ce faire, il faudra étudier les métadonnées, l’horodatage, la signature électronique, la validation par un tiers certificateur, la taille de la résolution et la colorimétrie des fichiers numérisés et la sélection de formats de fichier de préférence dans un standard ouvert. Par la suite, un référentiel de durée de conservation des documents doit également être créé.

Il est important de rappeler que la gestion documentaire vise à optimiser la gestion, la recherche et la conservation des documents produits et reçus dans le cadre de l’activité pour répondre aux besoins légaux et d’information, assurer la bonne marche des affaires et pérenniser les documents probants et patrimoniaux.

De ce point de vue, M. Kocyla constate une réelle amélioration dans la gestion des dossiers et un partage plus rigoureux des documents produits par les agents de son service ainsi qu’un gain notable dans le temps de recherche. Le classement des courriels s’avère également plus facile.
Il est à souligner que la réussite de cette collaboration est en grande partie le résultat d’un travail planifié et d’une grande confiance établie entre les intervenants pour faciliter la gestion du changement dans les pratiques documentaires. On ne dira jamais assez que ce n’est pas le document qui pense, mais les producteurs qui les créent, les utilisateurs qui les gèrent, les dirigeants qui donnent les moyens de la mise en place d’une gouvernance documentaire et les experts en gestion et en technologies de l’information qui apportent les procédures et les connaissances techniques. Il reste à souhaiter que cette expérience puisse être un moyen de sensibiliser les organisations à la bonne gestion de leur information qui est une ressource importante dans le développement et la réussite de toute organisation.
Source : Service des communications, Campus de Shippagan
Communiqué de presse - Pour diffusion immédiate -
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