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Jeudi 30 Novembre 2017

Jeudi 30 Novembre 2017

Formation en gestion des documents numériques à la Commission de services régionaux de la Péninsule acadienne


Monsieur Benjamin Kocyla, directeur de la planification de la CSRPA, entouré par Vincent Dugas, étudiant de 3e année au baccalauréat en gestion de l’information, et madame Florence Ott, professeure de gestion documentaire à l’UMCS dispensant la formation à la gestion des documents numériques au personnel de la CSRPA, le 27 novembre 2017.
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Le partenariat en gestion documentaire, débuté en juillet 2017, se poursuit entre la Commission de services régionaux de la Péninsule acadienne (CSRPA) et l’Université de Moncton, campus de Shippagan (UMCS).

Une formation sur la gestion des documents numériques a été dispensée, le 27 novembre 2017, pour clôturer une première phase d’analyse de fichiers contenus dans le dossier partagé de la CSRPA.

Monsieur Benjamin Kocyla, directeur de la planification et chef du projet, a rappelé les besoins en matière de gestion documentaire, compte tenu de la masse toujours grandissante d’information papier et numérique et la nécessité d’améliorer le temps et la pertinence de la recherche d’information.

Madame Florence Ott, professeure de gestion documentaire à l’UMCS, a rappelé les différences entre archives et documentation, présenté les règles de nommage de fichiers et expliqué la logique de classement qui a été mise en place ainsi que les bonnes pratiques de gestion des courriels. Elle a aussi évoqué les exigences dans l’environnement numérique qui comprennent la maintenance de l’authenticité et de l’intégrité des documents, leur fiabilité et l’assurance de leur exploitabilité sur la longue durée de conservation.

Ensuite, avec la collaboration de monsieur Vincent Dugas, son assistant de recherche et étudiant au baccalauréat en gestion de l’information, madame Ott a proposé des exercices de pratiques de nommages de fichiers, d’intégration et de recherches de fichiers dans les nouvelles thématiques de classification à partir de dossiers spécifiques.

Un échange s’est poursuivi avec les participants pour valider les propositions et réfléchir aux nouvelles pratiques. Ainsi, plusieurs principes de gestion ont été retenus comme l’utilisation de règles de nommage, une logique de classement commune à tous, le respect du plan de classification hiérarchique avec trois niveaux (mission, activité, opération issue de l’activité) et le contrôle de l’accès et des droits. Ensuite, madame Louise Robichaud a été désignée comme responsable du suivi du classement.

Cette formation a permis de jeter les premières bases d’une politique documentaire à la CSRPA et les partenaires remercient monsieur Kocyla pour sa forte implication dans le projet ainsi que le personnel de la CSRPA pour leur intérêt et leur participation active à cette formation.



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