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Jeudi 12 Mai 2016

Jeudi 12 Mai 2016

Poursuite du partenariat de gestion documentaire entre la municipalité régionale de Tracadie et l'UMCS


Monsieur Denis Poirier, directeur général de la municipalité régionale de Tracadie, monsieur Joey Thibodeau, secrétaire municipal, madame Florence Ott, professeure de gestion documentaire, monsieur Daniel Rouleau, intégrateur de solutions chez Ricoh, et madame Marielle Arsenault, secrétaire exécutive, lors d’une séance de travail sur les métadonnées, le 4 mai 2016.
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La première semaine du mois de mai 2016 a vu une avancée importante dans le projet de gestion des documents électroniques de la municipalité régionale de Tracadie.

En effet, monsieur Daniel Rouleau, intégrateur de solutions chez Ricoh, est venu donner une formation portant sur la numérisation et l’intégration de documents de la municipalité dans le logiciel Laserfiche de la compagnie Ricoh pour gérer ses documents numériques, faciliter les recherches et fixer les durées de conservation des documents.

Lors de la numérisation ou de l’exportation des documents dans LaserFiche, il est fondamental de bien nommer chaque fichier. Une longue séance a été consacrée à l’élaboration de métadonnées pour chaque type de documents comme les arrêtés, les contrats et les ententes, les politiques, les réunions du conseil municipal et des commissions et comités. À partir de menus déroulants, il est possible de nommer facilement les documents et d’éviter ainsi des erreurs. Le système reste cependant très souple puisqu’il est possible d’entrer des métadonnées de description supplémentaires qui vont améliorer par la suite les recherches documentaires.

Le plan de classification des Archives provinciales qui est implanté dans le système permet de classer les documents dans les bonnes rubriques qui renvoient également aux durées de conservation actives, semi-actives puis au déclassement des documents pour la conservation définitive ou leur élimination. Cela garantit le respect des durées légales de conservation de la Province du Nouveau-Brunswick.

Il a été aussi question des processus opérationnels de gestion électronique des documents qui permet d’envoyer directement les documents dans les rubriques de classement et d’assurer le suivi des échanges d’information entre les individus, les services et les systèmes d’information.

En plus de garantir la gestion et la conservation des documents, le logiciel dispose d’un moteur de recherche très performant avec lecture plein texte et recherche optique de caractères. Dans un travail ultérieur et une fois que les utilisateurs auront bien maitrisé les fonctions de base, il sera question d’étudier de nouvelles applications notamment pour la gestion des documents et leur partage avec les services et les autorisations d’accès.

Cette formation a été très intéressante et a permis de mieux comprendre l’utilisation du logiciel et toutes les solutions qui pourraient favoriser une bonne gestion des documents numériques pour la municipalité régionale de Tracadie tout en amenant les utilisateurs à repenser leurs méthodes de travail.

-30-

Information : Florence Ott, professeure de gestion documentaire, 336-3400, poste 3435



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