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Vendredi 31 Mai 2019

Prolongation du partenariat recherche et développement en gestion documentaire entre la Commission de services régionaux de la Péninsule acadienne et l’UMCS

Assis, Mme Mélanie Thibodeau, directrice générale de la CSRPA, M. Sid Ahmed Selouani, vice-recteur de l’UMCS; debout, Mme Florence Ott, professeure en gestion documentaire à l’UMCS, M. Benjamin Kocyla, directeur de la planification de la CSRPA, et M. Vincent Dugas, attaché de recherche et diplômé du baccalauréat en gestion de l’information de l’UMCS, lors de la signature de la prolongation de l’entente, le 31 mai 2019.
 
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Commencé en juillet 2017, le partenariat entre la Commission de services régionaux de la Péninsule acadienne (CSRPA) et l’Université de Moncton, campus de Shippagan (UMCS), vient d’être prolongé par monsieur Sid Ahmed Selouani, vice-recteur de l’UMCS, et madame Mélanie Thibodeau, directrice générale de la CSRPA, le vendredi 31 mai 2019.

En effet, la dématérialisation documentaire et la mise en place de procédures et de bonnes pratiques exigent un long travail et plusieurs avancées ont été réalisées à la satisfaction de monsieur Benjamin Kocyla, directeur de la planification. Ainsi, la professeure en gestion documentaire, madame Florence Ott, et son assistant de recherche, monsieur Vincent Dugas, diplômé du baccalauréat en gestion de l’information, ont notamment aidé à mettre en place un plan de classification pour les dossiers partagés, une charte de nommage des fichiers et des procédures de gestion et de conservation des courriels engageants. Des journées de formation pour les utilisateurs des systèmes d’information ont également été dispensées.

Il s’agit maintenant de poursuivre l’organisation documentaire en menant une étude des processus d’affaires, de revoir la méthode de numérisation des permis de construire et, surtout, de mettre en place une procédure d’authentification électronique des documents qui comprend la signature électronique, l’empreinte numérique et les validations. Il faut également continuer à sensibiliser les utilisateurs aux pratiques et procédures de gestion documentaire et réfléchir à la conservation de l’infonuagique.

Monsieur Benjamin Kocyla reste le référent et le chef de projet à la CSRPA tandis que madame Florence Ott continue d’apporter son expertise, conjointement avec monsieur Vincent Dugas dont les connaissances en informatique sont précieuses. Son prochain travail, outre le développement de la signature électronique, sera de produire une vidéo sur l’utilisation de libre Office et de convertir tous les courriels de format msg qui ne sont actuellement visibles que par la messagerie en format PDF/A pour en garantir l’authenticité et la conservation pérenne.

Cette collaboration est très enrichissante pour les deux parties puisque la CSRPA peut développer des procédures et des outils pour faciliter la gestion et la conservation de l’information tandis que la professeure madame Florence Ott peut disposer d’un laboratoire pour tester, avec l’aide de ses étudiants et des diplômés du BGI, des applicatifs et des normes documentaires. Ce mariage de compétences offre à la CSRPA une recherche de qualité universitaire pour la résolution de ses problèmes de gestion quotidienne et à l’Université une application réaliste et une validation des enseignements dispensés. Le projet est donc loin d’être achevé puisqu’il va falloir également créer un référentiel de durée de conservation des documents, mais cela devrait nous amener à l’horizon 2020.
 
Source : Service des communications, Campus de Shippagan
Communiqué de presse - Pour diffusion immédiate -
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