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Mardi 07 Mai 2013

Mardi 07 Mai 2013

La numérisation et la gestion documentaire : un pas vers l’efficacité et un virage vert institutionnel

Premier de trois textes
Nous le voyons tous les jours; le papier est maître et roi chez nous. Nous imprimons, photocopions et écrivons sur du papier pour une foule de choses à tel point qu’on croirait ne jamais en voir la fin. Mais il y a une lueur au bout du tunnel.

En fait, nous avons déjà amorcé ce virage vert vers le numérique en remplaçant en partie le courrier par le courriel, les journaux par les sites Web de nouvelles, les cassettes et les disques par le téléchargement de musique et de films, les ardoises et les projecteurs à acétates par les projecteurs numériques et les tableaux interactifs, etc. À l’Université de Moncton, un virage important a eu lieu avec l’arrivée de Socrate et de Clic par lesquels nous avons numérisé une grande partie du dossier étudiant et des contenus livrés aux étudiantes et aux étudiants.

L’Université de Moncton, comme tout autre organisme responsable, se doit de réduire son empreinte écologique à sa plus simple expression, sans pour autant perdre au change. Heureusement, la technologie nous offre aujourd’hui des outils simples, puissants et sécuritaires qui permettent de dire au revoir au papier sans se sentir orphelin. Le Comité multidisciplinaire des systèmes de gestion de l’UdeM, composé des directions de services des trois campus, a identifié en 2010 une importante occasion de gains d’efficacité dans le fonctionnement et la prestation des services. Les secteurs du Registrariat, des finances, des ressources humaines et de la Direction générale des technologies des trois campus ont participé à l’identification des besoins, à l’évaluation des solutions et à la préparation d’un cas d’affaires.

L’Équipe de direction a entériné ce projet en janvier 2012 et c’est ainsi que la DGT a monté un projet de numérisation des documents, projet pour lequel le Registrariat a été le cobaye. Le projet est présentement en déploiement chez celles et ceux qui interviennent dans le processus d’admission et se livre donc en étroite collaboration avec les campus d’Edmundston et de Shippagan et les facultés, écoles et départements. Une fois rodé et peaufiné, il s’élargira à tout le dossier étudiant pour ensuite passer aux autres secteurs de l’Université, notamment le Service des ressources humaines et le Service des finances, qui sont les prochains en liste.

Les responsables de dossiers étudiants verront bientôt s’ajouter des outils et fonctions permettant la visualisation, l’indexation et l’entreposage de documents électroniques. On pourra alors retracer tout document en un clic, l’annoter, le valider, l’acheminer tout en demeurant dans un environnement purement numérique. Ces nouvelles fonctions lient les flux décisionnels aux documents en les transférant automatiquement à la prochaine instance qui sera informée qu’un document est en attente d’une décision. Nous pourrons dorénavant produire des rapports statistiques pour mieux comprendre le cursus des documents et analyser nos processus décisionnels.

Évidemment, tout ceci se fait dans un environnement très sécuritaire. Tous les documents numérisés seront entreposés sur un réseau de stockage et des systèmes de sauvegarde et d’archivage sûrs.

En bref :
• Moins de papier;
• Fini les délais du courrier, donc une gestion plus fluide pour l’Université et un service plus rapide pour l’étudiante ou l’étudiant;
• Distribution, partage et contrôle des documents électroniques de l’admission et du dossier étudiant;
• Récupération instantanée et facile de renseignements et de documents;
• Plus de classement de documents papier et de classeurs, donc une économie de temps et d’espace;
• Augmentation de la sécurité des documents et diminution des risques d’erreurs associés;
• Augmentation de l’efficacité des processus internes;
• Gestion des processus décisionnels en environnement virtuel; et
• Nouvelles données sur le flux des documents.


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