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Lundi 22 Février 2016

Le partenariat de gestion documentaire entre la municipalité régionale de Tracadie et l’UMCS prend son envol

Madame Marielle Arsenault, secrétaire exécutive et monsieur Denis Poirier, directeur général de la municipalité régionale de Tracadie, entourant madame Florence Ott, professeure de gestion documentaire, lors d’une séance de travail, le lundi 8 février 2016.
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À la suite de l’entente signée en septembre 2015 avec l’Université de Moncton, campus de Shippagan, le projet de gestion des documents électroniques de la municipalité régionale de Tracadie poursuit son cheminement.

C’est un projet de grande envergure que s’est fixé la municipalité de Tracadie en acquérant le logiciel Laserfiche de la compagnie Ricoh pour gérer ses documents numériques, faciliter les recherches et fixer les durées de conservation des documents.

Plusieurs séances de travail ont déjà eu lieu. Tout d’abord, il a fallu répartir les attributions de chacun sous la supervision de monsieur Denis Poirier, directeur général de la municipalité. Compte tenu de la masse documentaire, il a été décidé de choisir de travailler dans un premier temps uniquement sur les documents du bureau du maire et de la direction générale. Pour donner un ordre de grandeur, on comptabilise pour ces activités plus de 22 000 fichiers en plus des dossiers papiers.

Ensuite, il a fallu vérifier la possibilité d’intégrer les dossiers dans le plan de classification préconisé par les Archives provinciales du Nouveau-Brunswick, ce qui permet de disposer des durées de conservation réglementaires des documents. Des séances de travail ont été réalisées avec monsieur Daniel Rouleau, informaticien chez Ricoh, afin d’assurer une meilleure compréhension du logiciel et de ses multiples fonctions. Les échanges ont été fructueux et il s’agit maintenant d’implanter le processus.

Il va falloir sélectionner des typologies documentaires significatives afin de bien définir le nombre et l’utilité des métadonnées de description et de conservation et étudier les procédures à mettre en place pour les utilisateurs du système d’information. La question fondamentale des nommages des fichiers doit également être prise en compte pour faciliter la recherche.

« C’est un précieux avantage de travailler avec la professeure de gestion documentaire, madame Florence Ott qui nous fait bénéficier de sa grande expérience dans le domaine de la gestion de l’information. Elle nous partage son expertise et c’est rassurant de l’avoir autour de la table. Enfin, grâce à cette collaboration, la municipalité s’assure de développer un outil qui renforcera notre capacité à retracer la documentation toujours dans l’objectif d’améliorer notre efficacité et le service à la population », mentionne Marielle Arsenault, secrétaire exécutive de la MRT.

Il faut souligner la belle ambiance de travail qui règne autour de ce projet et tous les acteurs espèrent mener à bien cette entreprise qui s’intègre parfaitement dans le développement de la municipalité et du besoin d’avoir une information fiable et facilement accessible.

-30-

Information:
Florence Ott, professeure de gestion documentaire
506 336-3400, poste 3435
florence.ott@umoncton.ca
Source : Service des communications, Campus de Shippagan
Communiqué de presse - Pour diffusion immédiate -
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