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Mardi 14 Mai 2013

La numérisation et la gestion documentaire : un pas vers l’efficacité et un virage vert institutionnel

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Deuxième de trois textes : l’admission

Comme pour tout projet d’envergure, nous nous sommes lancés dans la numérisation des documents en commençant par un projet pilote. Pour ce faire, nous voulions identifier un secteur de l’université dont le travail rejaillit sur l’établissement, tout en nous offrant un processus relativement simple à circonscrire et à programmer. De par son rôle de pivot dans la gestion du dossier étudiant et son impact sur le cursus des études, le Registrariat offrait un lieu d’intersection entre l’administration universitaire et la gestion des études. Au sein du Registrariat des trois campus, le processus d’admission des étudiantes et des étudiants à temps complet de premier cycle nous offre exactement ce que nous cherchions, un flux décisionnel plutôt linéaire et des étapes claires et bien encadrées, le parfait cobaye quoi.

Dès lors, depuis déjà plus d’un an, la Direction générale des technologies (DGT) travaille de près avec les registrariats pour complètement numériser le processus d’admission . Mais attention, on ne numérise pas n’importe comment. Avant de programmer quoi que ce soit, il a fallu scruter chaque étape du processus d’admission, comprendre l’origine, la raison d’être et le suivi de chaque document reçu ou produit, concevoir et schématiser toutes les variantes du processus d’admission et y identifier chaque intervenant et son rôle. Une tâche herculéenne, mais combien bénéfique. Même sans la numérisation, ce processus en aurait valu la peine. Notre compréhension des rouages de l’Université, de l’interaction entre les registrariats des trois campus, du croisement des processus décisionnels des unités académiques et du Registrariat, etc. progressa énormément. Ce n’est donc pas seulement un processus numérisé mais aussi amélioré que nous mettons de l’avant.

Évidemment, tout cela ne peut se déployer sans une solide formation du personnel impliqué. Le Registrariat du campus de Moncton a donc organisé et livré une formation pour le personnel du décanat des facultés et des campus d’Edmundston et de Shippagan, ainsi que de tous les groupes qui interviennent dans l’étude des demandes d’admission.

Depuis le 1er mai, le Registrariat numérise des dossiers et les achemine aux unités académiques pour roder le système. Le 13 mai, le système a été officiellement en production et tous les dossiers d’admission sont dorénavant numérisés. Nous passons donc du projet à la réalité. D’ici septembre prochain, il y aura une numérisation rétroactive de tous les documents d’admission de la dernière année universitaire pour éviter d’avoir des dossiers en partie en papier et en partie numérisés pour la cohorte universitaire ayant commencé en septembre 2012.

Une fois entièrement déployé, le processus d’admission numérisé :
• accéléra le traitement des demandes d’admission en réduisant le temps de transfert et de manutention des documents;
• déclenchera automatiquement un flux décisionnel dès qu’un document clé sera indexé et rattaché à un dossier étudiant. Lorsqu’une étape du processus d’admission sera résolue, le système enverra un message au responsable de la prochaine étape et lui débloquera l’accès aux documents requis;
• fera le transfert instantané des dossiers lorsqu’une étudiante ou un étudiant fait un transfert de programme, de faculté ou de campus, éliminant le besoin de faire des copies des documents et de les transférer en personne ou par la poste;
• éliminera le besoin de dossiers redondants dans les unités académiques et au Registrariat;
• permettra à l’étudiante ou l’étudiant qui désire consulter son dossier de le voir en entier au Registrariat;
• améliora la sécurité du dossier, protègera les documents à l’épreuve du temps ainsi qu’en situation de désastre.

Après le déploiement du processus d’admission numérisé, l’expertise acquise par le personnel du Registrariat sera investie dans la numérisation de tout le dossier étudiant (équivalences de cours et transfert de crédit, changement de notes, permissions spéciales des décanats, gestion de fin d’études, etc.) Suivront ensuite les dossiers des 2e et 3e cycles et ceux de l’Éducation permanente. Pour sa part, la DGT passera à la numérisation au Service des finances en 2013-2014. Des détails additionnels vous seront communiqués à cet effet au cours de l’année.

Le Comité du projet de numérisation de l’admission est composé de Michel Martin, technicien en informatique au campus d’Edmundston, André Bordage, gestionnaire des systèmes de gestion à la DGT, Stéfanie Wheaton, registraire adjointe au campus de Moncton, Paul Layden, analyste fonctionnel au Registrariat du campus de Moncton, Nathalie Maillet, analyste informatique à la DGT, et Maryse Haché, technicienne en informatique au campus de Shippagan.
Source :
Communiqué de presse - Pour diffusion immédiate -
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