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Les étudiants à l’œuvre
André LeClair et Ibrahima
Diallo tracent la feuille
de route de porte-voiE en
gestion documentaire
Dans le cadre d’une étude dirigée pour André LeClair
et d’un tutorat en gestion documentaire pour Ibrahima
Diallo, les deux étudiants de 4
e
année du baccalauréat en
gestion de l’information de l’UMCS ont présenté leurs
travaux le mercredi 11 décembre, sous la direction de
leur professeure, madame Florence Ott. Tous deux ont
collaboré à une réflexion sur la gestion des documents
partagés du service des États généraux de la jeunesse de
la Péninsule acadienne.
En mars 2012, le comitéAvenir jeunesse et le
Centre de bénévolat de la Péninsule acadienne ont
déposé au Réseau de développement économique et
d’employabilité du Nouveau-Brunswick un plan de
travail pour la mise en œuvre des États généraux de
la jeunesse intitulé « Oser jeunesse dans la Péninsule
acadienne ». L’objectif est de mobiliser les jeunes et
les intervenants communautaires et gouvernementaux
dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies
et de projets qui traceront la feuille de route pour le
rayonnement de la jeunesse de la Péninsule acadienne
lors des années 2015-2035. Le plan vise, en outre, à faire
de la Péninsule acadienne un endroit dynamique où il
fait bon vivre et travailler pour le plein épanouissement
des jeunes. Ainsi, les jeunes ont voulu lui donner leurs
couleurs en l’appelant « Le porte-voiE ».
Aussi, André LeClair et Ibrahima Diallo n’ont pas
hésité à s’impliquer personnellement dans le service
en participant à la table de la sphère de l’éducation,
qui est l’une des quatre composantes avec la culture,
l’économie et la santé. Ils ont mieux cerné les besoins
de l’organisme naissant afin d’y apporter des solutions
qui faciliteront sa gestion documentaire. Par ailleurs,
le régisseur, Keith Chiasson, et la coordonnatrice
des États généraux de la jeunesse, SuzaneArsenault,
leur ont apporté aide et soutien afin d’analyser les
problématiques de gestion de l’information du service.
De nombreux points ont été débattus, notamment la
valeur des archives, le cycle de vie des documents, les
règles de conservation, les documents essentiels, le
dépôt de documents, la préservation à long terme ou
l’élimination des documents ainsi que les photographies.
Les étudiants ont proposé des solutions de nommage des
fichiers et montré les avantages et les inconvénients de
« Dropbox », un fichier partagé géré par un organisme
externe au service. Ensuite, ils ont insisté sur l’intérêt
de la mise en place d’un plan de classification en
répartissant les documents pas sphère d’activité et par
thématique de dossier.
Les étudiants ont ainsi pu mettre en pratique la
norme de gestion documentaire ISO 15489 vue en
cours et proposer l’élaboration de bonnes pratiques
documentaires. Cette collaboration a été très
enrichissante et stimulante aussi bien pour les étudiants
que l’Université et les États généraux de la jeunesse. On
ne peut que souhaiter de nouveaux projets qui mettront
en évidence l’importance de la pérennité de la mémoire
des organisations et la protection de leurs données.
Florence Ott,
professeure en gestion de l’information
André Leclair et Ibrahima Diallo, étudiants de 4
e
année
du baccalauréat en gestion de l’information de l’UMCS,
entourant madame SuzaneArsenault, coordonnatrice, et
monsieur Keith Chiasson, régisseur, des États généraux de
la jeunesse.
