Procédure à suivre pour envoyer une télécopie en utilisant le nouveau système. Ce service permet d’envoyer une télécopie par courriel.

Exigence avant l’utilisation de cette procédure

      1. Association d’un numéro au compte courriel

Commencer par envoyer une demande à la DGT pour faire l’association du numéro de télécopie (ou numéro de téléphone) à votre compte courriel.

Par défaut, cette association n’est pas faite.

      2. Préparation du document à envoyer

Assurez-vous que le document à envoyer est en format numérique et lisible.

Si le document est sur papier, il faut utiliser un numériseur pour convertir le document dans un format numérique.

A. Envoyer une télécopie

1. Ouvrez la fenêtre de «OUTLOOK» et choisissez l’option : « Nouveau Message électronique »;

2. Dans le champ intitulé « À… », taper la destination pour l’envoi de votre télécopie en utilisant le format suivant : le numéro du télécopieur à rejoindre (il ne faut pas oublier d’ajouter le préfixe de destination 9 lorsqu’un appel sort à l’extérieur du campus ainsi que le 1 + ( indicatif régional) pour un appel interurbain), le symbole  « @ », la lettre « t » qui indique qu’il s’agit d’une télécopie, suivit de l’« udem »

9XXXYYY@t.udem

Dans le champ intitulé « Objet : », entrez une description de votre télécopie;

3. Composez votre message. (Limitez la signature à un maximum de 5 lignes pour assurer que vos cordonnées soient affichées dans la page de couverture);

4. Choisissez l’option « Joindre un Fichier » et inclure le document à envoyer;

5. Avant de l'envoyer, vérifiez que le courriel d’origine est son courriel personnel et finalement, choisissez l’option « envoyer ».

B. Courriel de confirmation pour l’envoi d’une télécopie

Un courriel vous sera envoyé pour confirmer l’envoi de votre télécopie. Il est à noter que cette confirmation n’inclura pas la copie de votre télécopie. Ce courriel confirmera simplement que la télécopie a été envoyée et spécifiera le nombre de pages envoyé.

C. Le contenu d’une télécopie envoyée

La télécopie envoyée contiendra une page de couverture et un document. La page de couverture fournira l’information d’origine, la date, l’heure, le nombre de pages, l’objet et votre message composé à l’étape 4. La deuxième partie de la télécopie sera le document ci-joint à l’étape 5 ainsi qu’un titre qui affichera la date, l’heure et le numéro de page.

Première partie : Page de couverture

Deuxième partie : Document

Document le document joint a un titre avec la date l’heure et la page.

D. Quoi faire en cas d’un Message d’erreur

Lorsque vous recevez un message d’erreur, vérifiez le numéro téléphonique que vous avez composé, rappelez-vous que s’il s’agit d’un appel interurbain, vous devez composer le 9 + 1 + indicatif régional + Numéro tel que vous appelez du téléphone du bureau. Pour vérifier l’état basic du fax de destination, appelez du téléphone du bureau et attendez la tonne de FAX, cela confirme que le télécopieur de destination est prêt à recevoir et que vous avez le bon numéro.

 

2018-10-29
vérifié 2022-03-29