Une collaboration réussie entre l'Éducation permanente de Shippagan et les étudiants du BGI

Dans le cadre du cours GEIN 4010 concernant le traitement de l'information, dix étudiants du Baccalauréat en gestion de l’information ont présenté une étude du système d’information de l’Éducation permanente, campus de Shippagan. En effet, ce service a accepté de servir de lieu pratique d’expertise pour offrir aux étudiants une première expérience de terrain et les familiariser aux exigences de la vie professionnelle. Il s’agissait de s’attacher à la création, la gestion, le traitement, l’organisation et la conservation de tous les types de documents tout en réfléchissant aux technologies et à un système d’archivage fiable et pérenne.

Le rapport final a été présenté le 22 avril 2008 aux membres de l’Education permanente de Shippagan ainsi qu’en visioconférence pour ceux d’Edmundston. Par rapport aux objectifs visés, différents points ont été réalisés. Des préconisations ont été faites sur la nécessité d’élaborer un plan de classification et un tableau de durée de conservation communs au service de Shippagan et qui pourraient ensuite être utilisés auprès des autres services de l’Éducation permanente. Un logiciel de sauvegarde a été installé sur chaque poste de travail réduisant les risques de perte d’informations. Une maquette présentant le fonctionnement d’une plateforme de gestion des inscrits aux cours non crédités des trois campus a été proposée. Le traitement des archives définitives a permis de les recenser et de pratiquer l’élimination de 3,50 mètres linéaires d’archives sur les 5 mètres linéaires conservés au préalable.

Cette expérience a également été présentée par un étudiant, Jason Savoie, lors du colloque sur la réussite le 30 avril dernier à Moncton et a suscité l’intérêt de la communauté universitaire.

En conclusion, il reste à espérer que cette première collaboration entre l’Éducation permanente et le Baccalauréat en Gestion de l’Information puisse se poursuivre et soit le début de nombreux projets qui permettent aux étudiants de mettre en pratique leurs connaissances et de se confronter aux réalités du terrain tout en apportant aux services une réflexion et des outils efficaces pour maîtriser leur information. Le premier objectif semble atteint puisqu’une prise de conscience a vu le jour mais il reste maintenant à donner l’impulsion et les moyens pour réaliser une vraie gestion et conservation documentaire afin de répondre aux défis de la société de l’information.


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