André LeClair et Ibrahima Diallo tracent la feuille de route de porte-voiE en gestion documentaire

Dans le cadre d’une étude dirigée pour André LeClair et d’un tutorat en gestion documentaire pour Ibrahima Diallo, les deux étudiants de 4^e année du baccalauréat en gestion de l’information de l’UMCS ont présenté leurs travaux le mercredi 11 décembre, sous la direction de leur professeure, madame Florence Ott. Tous deux ont collaboré à une réflexion sur la gestion des documents partagés du service des États généraux de la jeunesse de la Péninsule acadienne.

En mars 2012, le comité Avenir jeunesse et le Centre de bénévolat de la Péninsule acadienne ont déposé au Réseau de développement économique et d’employabilité du Nouveau-Brunswick un plan de travail pour la mise en œuvre des États généraux de la jeunesse intitulé « Oser jeunesse dans la Péninsule acadienne ». L’objectif est de mobiliser les jeunes et les intervenants communautaires et gouvernementaux dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies et de projets qui traceront la feuille de route pour le rayonnement de la jeunesse de la Péninsule acadienne lors des années 2015-2035. Le plan vise, en outre, à faire de la Péninsule acadienne un endroit dynamique où il fait bon vivre et travailler pour le plein épanouissement des jeunes. Ainsi, les jeunes ont voulu lui donner leurs couleurs en l’appelant « Le porte-voiE ».

Aussi, André LeClair et Ibrahima Diallo n’ont pas hésité à s’impliquer personnellement dans le service en participant à la table de la sphère de l’éducation, qui est l’une des quatre composantes avec la culture, l’économie et la santé. Ils ont mieux cerné les besoins de l’organisme naissant afin d’y apporter des solutions qui faciliteront sa gestion documentaire. Par ailleurs, le régisseur, Keith Chiasson, et la coordonnatrice des États généraux de la jeunesse, Suzane Arsenault, leur ont apporté aide et soutien afin d’analyser les problématiques de gestion de l’information du service.

De nombreux points ont été débattus, notamment la valeur des archives, le cycle de vie des documents, les règles de conservation, les documents essentiels, le dépôt de documents, la préservation à long terme ou l’élimination des documents ainsi que les photographies. Les étudiants ont proposé des solutions de nommage des fichiers et montré les avantages et les inconvénients de « Dropbox », un fichier partagé géré par un organisme externe au service. Ensuite, ils ont insisté sur l’intérêt de la mise en place d’un plan de classification en répartissant les documents pas sphère d’activité et par thématique de dossier.

Les étudiants ont pu ainsi mettre en pratique la norme de gestion documentaire ISO 15489 vue en cours et proposer l’élaboration de bonnes pratiques documentaires. Cette collaboration a été très enrichissante et stimulante aussi bien pour les étudiants que l’Université et les États généraux de la jeunesse. On ne peut que souhaiter de nouveaux projets qui mettront en évidence l’importance de la pérennité de la mémoire des organisations et la protection de leurs données.

Florence Ott, professeure en gestion de l’information de l’Université de Moncton, campus de Shippagan


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