Des étudiants du BGI se penchent sur le dossier partagé de la bibliothèque du Campus de Shippagan

La bibliothèque de l’Université de Moncton, campus de Shippagan a déjà fait appel en 2010 à l’expertise des étudiants du Baccalauréat en gestion de l'information (BGI) suivant le cours GEIN 4010 « calendrier et traitement de l’information » pour améliorer la gestion documentaire du service. Ce travail a consisté à refondre le plan de classification peu fonctionnel et à traiter les arriérés de dossiers sur papier laissés par les directeurs successifs de la bibliothèque et à tenter de retracer l’histoire des principales étapes du service au long de ses 50 années d’existence.

Cette expérience a montré l’importance du traitement de l’information et voilà les différents points d’amélioration que Madame Hélène McLaughlin, directrice de la bibliothèque du Campus de Shippagan, a pu constater après ce premier travail : « Avant ce projet, le service ne possédait pratiquement aucune trace écrite de son historique. Nous disposons maintenant d’archives permettant de recréer la mémoire disparue. L’élimination d’une partie des documents et l’archivage des dossiers à valeur historique ou légale a permis de réduire considérablement la masse documentaire existante. L’amélioration du plan de classification a quant à lui contribué à rendre le repérage de la documentation plus efficace ; les rubriques du nouveau plan étant réduites et petinentes. Ces améliorations me permettent de sauver un temps considérable en accédant rapidement à l’information dont j’ai besoin pour accomplir mon travail. Ce projet de collaboration entre notre service et les étudiants du cours de « calendrier et traitement de l’information » à été des plus profitable pour les deux parties ».

Elle n’a donc pas hésité à renouveler l’expérience et à proposer aux étudiants de se pencher sur la problématique du dossier partagé et de proposer des préconisations en matière de durée de conservation des documents.

Les 5 étudiants de cette année vont présenter les conclusions de leur étude mercredi 13 avril prochain et tenter de convaincre les membres de la bibliothèque d’améliorer le nommage de leurs fichiers, d’utiliser le plan de classification pour la recherche et le dépôt des documents dans le fichier partagé pour favoriser l’échange systématique de l’information commune au sein du service.

Nous espérons que ce travail permettra au personnel de la bibliothèque de faciliter l’échange d’information et nous les remercions d’avoir accepté d’offrir une première expérience aux étudiants à qui il appartient maintenant d’utiliser leurs acquis pour répondre aux défis que la vie professionnelle leur réserve.

Florence Ott, professeure en gestion documentaire et Hélène McLaughlin, directrice de la bibliothèque du Campus de Shippagan



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