Les étudiants en gestion de l'information mettent en pratique leurs connaissances à la bibliothèque de l'UMCS

Comme chaque année, les étudiants du cours GEIN 4010 « Calendrier et traitement de l'information » ont comme objectif de mettre en pratique les connaissances acquises dans le domaine de la gestion documentaire ainsi que des systèmes d'information.

Ils doivent dans le cadre d'une étude de cas étudier les améliorations possibles à apporter sur tous les types et les supports de documents produits ou reçus dans l'exercice de l'activité d'un service ou d'un secteur de l'UMCS. Ils sont ainsi placés dans les conditions réelles et doivent proposer des solutions efficaces.
En 2008, ils ont travaillé à l'Education permanente du Campus de Shippagan et réalisé le classement de 5 mètres linéaires d'archives définitives, l'implantation d'un logiciel de sauvegarde réduisant les risques de perte d'informations et fait des préconisations sur la nécessité d'élaborer un plan de classification et un tableau de durée de conservation commun au service de Shippagan.

En 2009, c'est le Baccalauréat en Gestion intégrée des zones côtières qui a souhaité entamer une réflexion sur la mise en place de fichiers partagés et la constitution d'une collection photographique et documentaire qui a fait l'objet d'un diagnostic.

Pour ce semestre 2010, un nouveau défi est lancé pour organiser les documents administratifs de la bibliothèque du Campus en mettant à jour le plan de classification, en classant et triant les archives définitives et en proposant des procédures pour que le personnel puisse suivre une politique documentaire commune. En fin de session, ils remettront un rapport faisant état de l'existant et comprenant des préconisations et des outils pour faciliter la gestion et la recherche des documents.

Nous souhaitons que ces collaborations entre les services et les étudiants de l'UMCS puissent se poursuivre et soient le début de nombreux projets qui permettent aux étudiants de mettre en pratique leurs connaissances et de se confronter aux réalités du terrain tout en apportant aux services une réflexion et des outils efficaces pour maîtriser leur information. Avis aux services qui souhaiteraient réfléchir à ces questions pour des projets futurs !

Florence Ott, professeure en gestion documentaire


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