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Jeudi 01 Juin 2023

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Un certificat thématique en gestion documentaire décerné à la collation des grades 2023 de l'UMCS


La nouvelle diplômée du certificat en gestion documentaire, Patricia Choppinet, avec sa professeure de gestion documentaire, Florence Ott, lors de la collation des grades, le 19 mai 2023.


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Lors de la 45e collation des grades de l’Université de Moncton, campus de Shippagan (UMCS), le 19 mai 2023, Mme Patricia Choppinet s'est vue décerner un certificat thématique en gestion documentaire en plus d’obtenir un certificat d’excellence académique avec une moyenne égale ou supérieure à 4,0.

Ce certificat thématique créé à l’initiative de M. Pierre Philippe Ferguson, professeur de mathématiques et responsable de la Formation continue à l’UMCS, dont il vient d’achever le mandat, est une réponse au besoin ressenti dans les organisations pour pallier l’inflation documentaire actuelle. À l'Université de Moncton, le certificat thématique est un montage individualisé approuvé pour une étudiante ou un étudiant qui s'articule par un ensemble cohérent de cours autour d'un thème. 

Fort du constat que l’offre de formation en français est très limitée pour les minorités francophones et compte tenu d’une spécialité en gestion de l’information offerte au campus de Shippagan, il s’est avéré judicieux de proposer un certificat thématique en gestion documentaire entièrement en ligne qui permet à chacun d’étudier à son rythme en suivant un ou deux cours par semestre.

Le programme s’articule autour de quatre points précis :

  • la collecte en s’assurant d’un bon nommage des documents pour éviter les problèmes de recherche, la perte de temps ou la mauvaise version en apprenant à nommer le fichier de manière unique, précise et significative;
  • le plan de classement de préférence par activité et ne dépassant pas trois niveaux de classement pour éviter trop de clics afin de faciliter la recherche et le partage de l’information;
  • la conservation qui demande à s’interroger sur les documents à conserver, pendant combien de temps, dans quelles conditions et où les archiver. Il s’agit d’utiliser des formats pérennes (XML, TIFF et PDF/A) et de réfléchir aux conditions de stockage;
  • la communication en se questionnant sur le type de support, les destinataires du message, en protégeant les droits d’auteur et les données personnelles en respectant la législation afin d’éviter les mauvais partages de documents ou des diffusions accidentelles.

Ainsi, Mme Choppinet, travaillant à la Société historique de la Saskatchewan, a pu réaliser le traitement d’archives du fonds de la Coopérative des publications fransaskoises sous la supervision de sa professeure, Mme Florence Ott. Cette expérience assez originale, car partagée par caméra, a permis d’initier l’étudiante aux différentes phases de classement d’un fonds d’archives avec l’élaboration d’un répertoire numérique détaillé, le premier pour la société historique. Par la suite, Mme Choppinet a rédigé un mémoire sur la sauvegarde de la mémoire francophone en contexte linguistique minoritaire en s’appuyant sur le cas des archives de la Saskatchewan.

Lors de sa venue à Shippagan, elle a également pu faire la visite de la Société historique Nicolas-Denys qui conserve notamment les archives privées d’institutions ou de personnes francophones de la Péninsule acadienne et qui mène la même mission de la préservation de la mémoire francophone.

Mme Ott, qui enseigne la gestion de l’information, est aussi historienne et archiviste et n’oublie jamais que le cœur de son métier est centré sur la collecte et la conservation des archives historiques dans un souci de préserver la mémoire des organisations. Tout le monde est concerné par l’archivage, car chacun produit, reçoit et utilise des documents dans le cadre de ses activités. Elle a ainsi pu faire des communications avec son étudiante sur le « Développement de compétences au cœur des partenariats : de Régina à Shippagan via Dieppe » au colloque de l’Association des archivistes du Québec en décembre 2021 ainsi qu’un webinaire proposé par l’Acfas-Saskatchewan (branche de l’Association canadienne pour le savoir), sur le « Développement d’un centre d’archives francophones, un préalable à la recherche » en février 2023.

Cette collaboration est loin d’être achevée car il reste beaucoup de sensibilisation à faire auprès des communautés francophones pour préserver leur mémoire et le meilleur moyen d’y parvenir est de les former à une bonne gestion et conservation de leur patrimoine archivistique. Espérons que les dirigeants comprendront l’importance de la gestion documentaire et donneront les moyens à leur personnel de suivre des formations. Il est certain que le campus de Shippagan est prêt pour répondre à leurs défis documentaires et à leur donner tous les outils nécessaires pour être performants dans la gestion et le partage de leurs ressources informationnelles.

 



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