Université de Moncton
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Groupes étudiants - Politique et formulaires de reconnaissance

Cette politique a pour but de:

a) favoriser la participation des étudiantes et étudiants;
b) créer un climat et un milieu de vie propice à l'enrichissement des compétences de nos étudiantes et étudiants dans les domaines académique, social, culturel, professionnel et personnel.
c) favoriser des échanges harmonieux entre l'université et les étudiantes et étudiants.

La direction générale des SAÉÉ, en collaboration avec la FÉÉCUM, est la seule instance autorisée par L'Université de Moncton à reconnaître officiellement une association ou un regroupement d'étudiants pour le Campus de Moncton.  Cette reconnaissance officielle confère, à l'organisme étudiant qui en fait la demande, une existence reconnue sur le campus et le droit à certains privilèges pour ses activités telles que: l'utilisation du nom de l'Université de Moncton - au termes de sa constitution - ainsi que selon leur disponibilité, l'usage de locaux, terrains, installations et services de l'Université, suivant les règlements en vigueur. Un comité ou un regroupement étudiant formé spécialement pour l'organisation d'événements ponctuels, tels que: Festival, semaine thématique, voyages ou autres, ainsi qu'un sous regroupement d'une association existante, ne peut être considéré comme une association ou un regroupement pouvant être accrédité, mais doit plutôt se rattacher à une association étudiante locale de premier, deuxième ou troisième cycles, ou encore, être rattaché à une autre association déjà accréditée.

A - Critères pour la reconnaissance d'associations ou de regroupements étudiants:

  • Compter au moins 50 étudiantes et étudiants à temps plein de l'Université de Moncton, Campus de Moncton qui appuient la formation de l’association ou du regroupement;
  • L’association ou le regroupement doit compter un minimum de 10 membres qui sont étudiantes et étudiants à temps plein à l’Université de Moncton, Campus de Moncton.
  • Un maximum de 20 % des membres peut provenir de la communauté (professeures et professeurs, membres du personnel, anciennes et anciens).
  • Répondre à des objectifs, à des intérêts et à des besoins de la communauté universitaire, sans toutefois doubler les objectifs ou les activités d’une association ou d’un service déjà existant, ou encore viser la même clientèle.
  • Ne pas contrevenir aux lois canadiennes, aux droits de la personne ou toutes formes de discrimination quelconque.
  • Obtenir une preuve d’incorporation, ainsi qu’une preuve d’assurance responsabilité civile d’une limite minimale d’un million de dollars avec une clause qui indique l’Université de Moncton comme assuré additionnel. (NOTE IMPORTANTE : Dans la majorité des cas, les regroupements étudiants peuvent être exempts de ce critère en faisant une demande à la Fédération des étudiantes et étudiants du Centre Universitaire de Moncton (FÉÉCUM) afin d’être sous la couverture d’assurance responsabilité civile et l’incorporation de la FÉÉCUM.

B - Procédures de reconnaissance d'associations ou de regroupements étudiants:

L'association ou le regroupement doit faire parvenir à la direction générale des SAÉÉ, les documents suivants :

  • un formulaire officiel de demande de reconnaissance;
  • une copie des règlements, de la constitution ou de la charte de l'association;
  • une copie du procès-verbal de l'assemblée générale au cours de laquelle l'association ou le regroupement a été constitué;
  • Une preuve d’incorporation de l’association OU un avis que VOUS désirez être sous la responsabilité de la FÉÉCUM;
  • Une preuve d’assurance responsabilité civile d’une limite minimale d’un million de dollars  avec une clause qui indique l’Université de Moncton comme assuré additionnel OU un avis que vous désirez être sous la responsabilité de la FÉÉCUM;
  • Un avis écrit (inclus dans le formulaire de demande) signé par 50 étudiantes et étudiants afin de signifier leur appui à la formation de l’association ou du regroupement.

C - Exigences pour devenir une association affiliée à la FÉÉCUM

Les associations qui demandent une accréditation peuvent être exemptées de la nécessité de présenter une preuve d’incorporation et d’assurance en demandant à la FÉÉCUM d’être reconnu comme une association sous sa responsabilité.   Si c’est le cas, veuillez cocher la case appropriée dans le formulaire officiel de demande de reconnaissance et votre demande sera acheminée à la FÉÉCUM pour approbation.

Les exigences de la FÉÉCUM concernant votre demande se résument comme suit :

  • Organiser un minimum de deux activités\évènements par année (au moins une par semestre) ouverte à tous les étudiantes et étudiants.
  • Maintenir un registre de toutes ses transactions financières.
  • Subir une vérification financière chaque année.
  • Tenir la FÉÉCUM informée par l’entremise de la vice-présidence interne de tout changement à son exécutif ou à sa constitution.
  • Ne pas posséder un siège votant au conseil d’administration de la FÉÉCUM.
  • Ne pas avoir d’allégeance à un parti politique.

D - Durée de la reconnaissance

Première demande
La première demande de reconnaissance peut être soumise à n'importe quel moment de l'année. Cette reconnaissance est valide à compter de la date à laquelle elle a été accordée jusqu'au 30 septembre de chaque année.

Renouvellement
Toutes les associations ou les regroupements, à l'exception des associations étudiantes de facultés et d'écoles, doivent signifier annuellement à la direction générale des SAÉÉ leur intention de poursuivre leurs activités, et ce, avant le 1er octobre de chaque année. Le renouvellement se fait à l'aide d'un formulaire de renouvellement prévu à cette fin, sur lequel doit figurer la liste des membres de l'exécutif et leur numéro de matricule, adresse et numéro de téléphone.

L'association doit aussi joindre à ce formulaire la liste de ses membres, en précisant le statut de chacun et le numéro de matricule des membres étudiants. Le renouvellement de la reconnaissance d'une association ou d'un regroupement est valide du 1er octobre au 30 septembre de l'année suivante. Les associations ou les regroupements qui ne font pas leur demande de renouvellement dans les délais prescrits seront rayés de la liste officielle des associations et des regroupements étudiants, et ce pour l'année universitaire en cours. Les conseils étudiants des facultés et écoles ne sont pas soumis à la politique de renouvellement.

Changement
L'association ou le regroupement officiellement reconnu - en vertu de cette politique - doit aviser par écrit la direction générale des SAÉÉ de tout changement à la charte, au règlement ou à la constitution de l'association ou encore de tout changement d'appellation et lui faire parvenir une liste des membres de son conseil exécutif après chaque élection. S'il ne satisfait pas à cette demande, ou aux exigences du nombre de membres, ou encore, si ses activités contreviennent aux normes et règlements indiqués ci-dessus, l'organisme peut voir sa reconnaissance officielle révoquée.

Hébergement d'un site Internet
Il est possible, pour les associations qui sont reconnues, d'obtenir un espace sur le site de l’Université de Moncton, Campus de Moncton. La demande doit être présentée par courriel à la direction du service à la vie étudiante et socioculturelle. Une telle demande doit inclure la raison d'être du site Internet, le contenu prévu, ainsi que les coordonnées de la personne qui en est responsable.

 

 

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