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Méthode de classement et enregistrement des courriels
  • Le système de messagerie électronique n’est pas un système de gestion documentaire. Cette forme d’utilisation est habituellement la source première de problèmes des gens qui ont de la difficulté avec l’espace ou la performance de la boîte aux lettres de leur système de messagerie électronique. En tant qu’utilisateur du système de messagerie, l’utilisateur est responsable du classement des courriels envoyés et reçus dans le cadre de son travail ainsi :
    • Il est nécessaire de classifier les courriels nécessaires dans l’espace réseau partagé selon les pratiques de classification et le calendrier de conservation de documents de votre secteur (s’il y a lieu) et une structure de dossiers uniques pour éviter les doublons de documents.
    • Les formats d’Outlook (.msg) sont corrects pour la sauvegarde à court terme sur un espace réseau partagé puisqu’il conserve les éléments du message ainsi que les pièces jointes, mais sachez qu’il n’offre aucune garantie de lisibilité ou compatibilité à long terme.   Pour entreposage de vos fichiers à long terme, les formats natifs du fichier sont plus sûrs, mais vous devriez privilégier la sauvegarde lorsque possible en formats ouverts tels les formats texte .txt ou .pdf puisque les formats natifs d’applications (Ex. Word, Excel, PowerPoint) nécessiteront des conversions au fil des versions natives du logiciel.
    • Il est découragé de créer des fichiers Outlook d’archive (.pst) pour la conservation des courriels sur un poste de travail. En cas d’emploi de fichiers Outlook d’archive (.pst), il est de la responsabilité de l’utilisateur de réaliser des copies de sécurité. Les fichiers .pst comporte un niveau élevé de risque de corruption avec l’augmentation progressive du volume de l’archive en plus de ne pas être accessible sur tous vos appareils, puisque local.
    • À moins qu’un message de courriel ajoute des informations complémentaires à une pièce jointe ou qu’il est une valeur légale, financière ou historique, il est recommandé d’extraire les fichiers joints à vos courriels et les conserver dans l’espace réseau partagé approprié de votre unité.
    • Sachez que conserver ces messages dans le système de messagerie n’est pas une méthode adéquate de conservation des documents à long terme. En effet, au fil de l’évolution technologique des versions d’un même système de messagerie ou du changement du système de messagerie, il est difficile de conserver l’intégrité des fichiers et messages.
    • Souvenez-vous que le manque d’organisation dans le classement et l’enregistrement de vos courriels peut devenir une cause de stress en raison du sentiment de surplus d’information. Il peut également constituer une perte de temps substantielle en raison de la difficulté à localiser l’information pertinente quand vous en avez besoin. Il est donc primordial de vous assurer d’être organisé pour demeurer productif.

2016-12-21

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