Le système de messagerie électronique a pour fonction l’envoi et la réception de courriels et n’est pas un système de gestion documentaire. Conséquemment, ce système comporte certaines limitations technologiques, notamment en espace, lorsque l’on tente de l’utiliser pour la gestion documentaire. Voici quelques conseils qui pourront vous éviter bien des ennuis.

• Videz régulièrement votre dossier d’éléments supprimés.
• Assurez-vous de temps à autre de nettoyer votre dossier d’éléments envoyés en commençant par l’élimination des messages envoyés comportant des pièces jointes volumineuses.
• Assurez-vous de ne pas conserver d’éléments médiatiques tels photos, musique, vidéo dans le système de messagerie, sur les postes de travail ou espace réseau personnel ou partagé à moins qu’ils ne soient associés à vos activités professionnelles.