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Université de Moncton, campus de Shippagan
Partenariat
Poursuite du partenariat de
gestion documentaire entre
la municipalité régionale de
Tracadie et l’UMCS
La première semaine du mois de mai 2016 a vu une
avancée importante dans le projet de gestion des
documents électroniques de la municipalité régionale de
Tracadie.
En effet, monsieur Daniel Rouleau, intégrateur de
solutions chez Ricoh, est venu donner une formation
portant sur la numérisation et l’intégration de documents
de la municipalité dans le logiciel Laserfiche de la
compagnie Ricoh pour gérer ses documents numériques,
faciliter les recherches et fixer les durées de conservation
des documents.
Lors de la numérisation ou de l’exportation des
documents dans LaserFiche, il est fondamental de
bien nommer chaque fichier. Une longue séance a été
consacrée à l’élaboration de métadonnées pour chaque
type de documents comme les arrêtés, les contrats
et les ententes, les politiques, les réunions du conseil
municipal et des commissions et comités. À partir de
menus déroulants, il est possible de nommer facilement
les documents et d’éviter ainsi des erreurs. Le système
reste cependant très souple puisqu’il est possible d’entrer
des métadonnées de description supplémentaires qui
vont améliorer par la suite les recherches documentaires.
Le plan de classification des Archives provinciales
qui est implanté dans le système permet de classer les
documents dans les bonnes rubriques qui renvoient
également aux durées de conservation actives, semi-
actives puis au déclassement des documents pour la
conservation définitive ou leur élimination. Cela garantit
le respect des durées légales de conservation de la
Province du Nouveau-Brunswick.
Il a été aussi question des processus opérationnels
de gestion électronique des documents qui permet
d’envoyer directement les documents dans les rubriques
de classement et d’assurer le suivi des échanges
Monsieur Denis Poirier, directeur général de la
municipalité régionale de Tracadie, monsieur Joey
Thibodeau, secrétaire municipal, madame Florence Ott,
professeure de gestion documentaire, monsieur Daniel
Rouleau, intégrateur de solutions chez Ricoh, et madame
MarielleArsenault, secrétaire exécutive, lors d’une séance
de travail sur les métadonnées, le 4 mai 2016.
d’information entre les individus, les services et les
systèmes d’information.
En plus de garantir la gestion et la conservation des
documents, le logiciel dispose d’un moteur de recherche
très performant avec lecture plein texte et recherche
optique de caractères. Dans un travail ultérieur et
une fois que les utilisateurs auront bien maitrisé les
fonctions de base, il sera question d’étudier de nouvelles
applications, notamment pour la gestion des documents
et leur partage avec les services et les autorisations
d’accès.
Cette formation a été très intéressante et a permis de
mieux comprendre l’utilisation du logiciel et toutes les
solutions qui pourraient favoriser une bonne gestion des
documents numériques pour la municipalité régionale de
Tracadie tout en amenant les utilisateurs à repenser leurs
méthodes de travail.
