Florence Ott initie vingt-cinq participants à la gestion des documents numériques

Dans le cadre d’une formation sur comment « Gérer, classer et conserver les documents numériques », Florence Ott, professeure en gestion documentaire à l’Université de Moncton, campus de Shippagan, a offert un atelier à vingt-cinq participants, soucieux d’améliorer leur connaissance dans le domaine, le mercredi 11 mai 2016. Ces participants proviennent de la péninsule Acadienne et de la région Chaleur et travaillent pour la plupart dans de petites entreprises ou des services de développement économique, social et associatif qui ont de nombreux défis à gagner dans la gestion de leur information.

Dans tous les actes de notre vie privée et professionnelle, nous sommes soumis à l’obligation de créer, de recevoir et de diffuser des documents numériques qui constituent autant d’informations qui peuvent avoir une valeur légale, administrative, patrimoniale ou simplement informative. Mais le tsunami numérique rend plus difficile la recherche des documents pertinents et leur conservation.

En fait, le poids de l’information contenu dans un document correspond au risque encouru si on perdait le document. La conservation doit être organisée et sécurisée en tenant compte de ce risque. Il est donc indispensable de distinguer les quatre différents niveaux d’importance des documents.

En premier lieu, il s’agit des documents vitaux dont leur perte est très dommageable. Ils sont indispensables pour redémarrer une activité au lendemain d’un sinistre mais ils ne sont pas nombreux et ils peuvent être récents ou anciens. Ils doivent être dupliqués dans des lieux distants, pour diviser les risques. Ensuite, on trouve les documents très importants mais non vitaux parce qu’on peut les reconstituer mais c’est couteux. Ils vont faire perdre des opportunités d’action et donner une mauvaise image de l’entreprise. Au final, vont rester les documents moins importants qui demeurent utiles mais qu’on peut reconstituer à partir d’information se trouvant dans d’autres documents. Certains des documents peu importants peuvent être confidentiels et les documents confidentiels ne sont pas systématiquement vitaux. N’oublions pas la documentation qui n’a pas de valeur légale mais qui encombre souvent nos ordinateurs et qu’il faut veiller à mettre à jour et purger quand elle devient trop abondante.

Il a été beaucoup question de la normalisation des règles de nommage des fichiers, de l’élaboration de plans de classification à partir de l’existant et surtout d’établir des règles d’archivage et d’assurer la pérennisation des données. Il a aussi été rappelé l’obligation pour les documents numériques d’être authentiques grâce à la signature électronique et à l’horodatage, intègres, fiables avec la préservation des métadonnées pour que les documents reflètent bien l’action qu’ils documentent et enfin exploitables sur la durée.

C’est donc tout un tour d’horizon de la gestion des documents numériques qui a été vu avec pour certains participants le regret d’une formation trop courte. Ils ont cependant acquis la certitude que de bonnes pratiques documentaires, la mise en place de procédures et d’outils adaptés à leur besoin et une bonne réflexion sur leur information leur permettrait d’être plus efficaces aussi bien dans leur travail que dans leur vie quotidienne. Merci à eux pour leur intérêt et leur participation active.



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