Les étudiants du BGI dans la dernière ligne droite pour le classement des documents de la librairie Pélagie (épisode 7)

Après trois mois de travail acharné, les étudiantes et étudiants du baccalauréat en gestion de l’information (BGI) du cours GEIN4010 approchent de l'aboutissement de leur mission à la librairie Pélagie. Pendant la séance du 1^er avril, ils ont remis en bon état les documents et finalisé les thématiques de classement. Certains dossiers portant sur le même sujet ont été fusionnés pour former un seul dossier et ainsi faciliter la recherche. Peu d’éliminations ont été proposées, compte tenu de la faible masse documentaire. Par ailleurs, la mise en place d’un calendrier de durée de conservation ne s’est pas avérée nécessaire. Cependant, quelques recommandations ont été formulées pour répondre aux obligations légales de conservation, notamment pour les documents comptables.

En ce qui concerne la partie numérique, les fichiers ont été regroupés dans des dossiers thématiques sur deux niveaux afin d’éviter la profusion de sous-dossiers qui ralentissent notablement le repérage des documents. Ce travail a pu être réalisé grâce au travail préalable de nommage des fichiers afin de mieux identifier leur contenu. C’est un problème récurrent dans les organisations où il existe peu de mise en commun des informations se conformant à des directives en matière d’accès et de gestion des fichiers numériques d’où des versions parfois obsolètes ou des documents modifiés sans règles précises.

Les résultats de ce travail serviront à alimenter le rapport final qui sera présenté aux gestionnaires de la librairie Pélagie, le 16 avril prochain. Un mémoire de fin d’études sur l’histoire et la célébration du 25^e anniversaire de Pélagie est également en préparation.

À l’heure d’un premier bilan, les étudiantes et étudiants ont apprécié la mise en pratique de leurs connaissances, la découverte des réalités du terrain et le projet d’équipe où le résultat doit être bénéfique pour l’organisme qui leur a confié une mission et fait confiance.

À suivre pour l’épilogue de cette expérience au cœur de la gestion documentaire…

Éric Bordage, étudiant de troisième année au baccalauréat en gestion de l’information


Retourner aux nouvelles