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Jeudi 27 Mars 2014

Le classement des documents de la librairie Pélagie sur la bonne voie (épisode 6)

Les étudiantes et étudiants du BGI avec leur professeure en plein exercice d’analyse des documents. De gauche à droite: Annie Doiron, Mélissa Paulin, Yannick Austin, Éric Bordage, Rebecca Maltais, la professeure en gestion de l’information Florence Ott, Marie-Claude Gagnon et Ghassen Chaghal.
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Le traitement des documents de la librairie Pélagie est en voie d’achèvement pour les étudiantes et étudiants du baccalauréat en gestion de l’information (BGI) du cours GEIN4010 « calendrier et le traitement de l’information ».

Durant la séance du mardi 25 mars, ils ont finalisé l’identification des documents et ils ont affiné la description des contenus des dossiers. Ce travail est primordial pour bien comprendre le contexte de création documentaire et décider du sort final de chaque document. Faut-il le garder en gestion courante, l’archiver, peut-on l’utiliser comme preuve ou pour la mémoire de l’organisme? Doit-on l’éliminer ou le conserver indéfiniment sachant que seul 10 % de la masse initiale est à conserver après les durées légales de conservation?

Après la rédaction de 124 fiches de recensement des dossiers papiers et de 130 fichiers numériques, les étudiantes et étudiants ont créé des thématiques pour intégrer les documents dans un plan de classification. Ils se sont posé de nombreuses questions sur la justesse de leurs analyses et le choix des rubriques, la sélection des documents à archiver ou à éliminer. C’est pourquoi, monsieur Julien Cormier, l’un des propriétaires de la librairie Pélagie, est venu participer à la séance pour les éclairer sur le contenu des dossiers et leur suggérer des choix. Après une longue discussion avec ce dernier et leur professeure madame Florence Ott, ils ont pu obtenir des directives pour finaliser le plan de classification qui se fera la semaine prochaine.

Les étudiantes et étudiants du BGI voient arriver la fin de leur projet avec une certaine satisfaction mais aussi avec une petite appréhension. Il va maintenant leur falloir achever le reconditionnement des documents papiers et numériques pour les faire entrer dans le nouveau plan de classification et ils vont devoir s’atteler à la rédaction du rapport final avant la présentation de leurs conclusions le 16 avril prochain.

À suivre…

Rebecca Maltais, étudiante de troisième année au baccalauréat en gestion de l’information
Source : Service des communications, Campus de Shippagan
Communiqué de presse - Pour diffusion immédiate -
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