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Jeudi 08 Novembre 2012

Coaching d’apprentissage et gestion documentaire font bon ménage

La professeure en gestion de l’information, Florence Ott, la conseillère en orientation, Marie-France Breau, et la conseillère en intégration, Arline Laforest, ainsi que les étudiants Alain Roussel, Annie F. Doiron et André Leclair.
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Le nouveau service de coaching d’apprentissage a fait appel à la professeure Florence Ott pour l’aider à organiser avec ses étudiants la gestion et la conservation des documents électroniques durant le semestre d’automne 2012 dans le cadre du cours GEIN 4010 « Calendrier et traitement de l’information ».

Les deux initiatrices du projet, la conseillère en orientation, Marie-France Breau, et la conseillère en intégration, Arline Laforest, ont activement participé aux séances et elles ont ainsi donné l’occasion aux étudiants de s’associer à la réflexion sur la tenue de leurs dossiers et l’organisation de leur documentation.

Les étudiants ont évalué les besoins du service et ils ont élaboré différentes options pour la mise en place d’un système de dossier partagé. Il s’agit de créer un plan de classification permettant d’avoir une logique commune de classement afin d’organiser et de retrouver facilement les documents créés dans le cadre du coaching d’apprentissage. Des difficultés sont apparues notamment en ce qui concerne la nomenclature des fichiers, ce qui a conduit à la création d’une charte de nommage des fichiers. Il a fallu aussi analyser les normes ISO 23081 se rapportant aux métadonnées, ISO 15489 à propos du dossier management et la série des normes ISO 30300 concernant les documents d’activités. Le problème de l’archivage électronique a aussi été évoqué, ainsi que le respect de la législation en matière de protection des données personnelles et de la sécurité des systèmes.

Les étudiants ont mieux compris le fonctionnement d’un service et mis en pratique leurs connaissances acquises au cours de leurs études universitaires. Ils ont beaucoup apprécié la mise en situation et le travail d’équipe. Ils ont pu approcher la réalité du monde du travail et prendre conscience de leurs responsabilités dans leurs futurs emplois. Ils ont aussi sensibilisé les conseillères à l’importance d’une bonne gestion des documents. Ils les remercient de leur confiance et ils espèrent que les outils archivistiques mis en place les aideront dans leur travail quotidien.

Les étudiants Alain Roussel, André Leclair et Annie F. Doiron.
Source : Service des communications, Campus de Shippagan
Communiqué de presse - Pour diffusion immédiate -
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