Conférence sur la gestion et les problèmes de conservation des documents au CCNB - Campus de Dieppe

Dans le cadre du cours de Gestion des documents administratifs de 2e année, dispensé au CCNB-Campus de Dieppe, Madame Florence Ott, professeure en gestion documentaire à l'UMCS, a été invitée par Madame Sylvie Fontaine, enseignante de gestion de bureau bilingue à présenter une conférence sur la gestion et les problèmes de conservation des documents.

Elle a ainsi pu faire part de son expérience à la suite des nombreuses consultations qu’elle a réalisées dans les entreprises et notamment pour mettre en place des outils documentaires. Ce sont, en effet, des outils fort utiles que doivent maîtriser de futures professionnelles qui auront la tâche de classer et de rechercher les documents ainsi que de faciliter leur conservation comme le plan de classification et le calendrier de durée de conservation dans les organisations.

Le premier sert à créer une logique de classement d’un service, à retrouver rapidement le dossier et à créer une classification efficace dans l’ordinateur pour faciliter l’organisation et la recherche des fichiers. Le second concerne la durée de vie de chaque document, quand il est actif et à quel moment on doit le transférer aux archives ou effectuer une sauvegarde et un archivage électronique. Il permet de décider du sort final des dossiers, autrement dit, si on doit les conserver ou les détruire après leur période intermédiaire.

Mme Ott a également évoqué les nouvelles problématiques liées à l’augmentation de la réglementation aussi bien pour se prémunir contre les procès ou appuyer une décision que pour assurer la traçabilité de l’information. Elle a parlé des nouveaux défis liés à la dématérialisation des documents et à l’obligation d’assurer l’intégrité des documents par des règles de nommage des fichiers, la gestion des différentes versions, l’authentification du document par la signature électronique et le scellement des dossiers.

Un dernier point a notamment porté sur la pérennité et la sécurité de l’information en assurant la lisibilité des supports et l’exploitabilité des données, l’utilisation de formats standards, la migration vers des formats pérennes ainsi que la conservation des métadonnées et la gestion des habilitations et des profils de consultation.

A la fin de la conférence une réalité s’est imposée, les professionnels en gestion documentaire n’ont pas de crainte à avoir concernant la disparition de leur métier qui devient incontournable dans toute organisation qui veut satisfaire ses clients, répondre à ses obligations, résister à la concurrence et laisser une trace de son activité dans l’histoire de la région.

Florence Ott, professeure en gestion documentaire



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