Entente de partenariat recherche et développement en gestion documentaire entre la Commission des services régionaux de la péninsule Acadienne et l'UMCS

Afin d’accentuer le partenariat avec la Commission des Services Régionaux de la Péninsule Acadienne (CSRPA), monsieur Sid-Ahmed Selouani, vice-recteur de l'Université de Moncton, campus de Shippagan (UMCS), a signé avec madame Mélanie Thibodeau, directrice générale de la CSRPA, une entente pour la recherche et le développement en gestion documentaire, le 6 juillet 2017 à Shippagan.

En effet, l’importance des documents numériques entraîne de nouveaux défis pour les organisations ainsi que l’obligation de mettre en place de nouvelles procédures pour garantir une bonne gouvernance informationnelle. Outre la participation d’étudiants du Baccalauréat en gestion de l’information (BGI) de l’UMCS à des projets de numérisation de documents, madame Mélissa Paulin-Thériault, a effectué, dans le cadre de son mémoire de fin d’études du BGI, une analyse de la situation documentaire à la CSRPA, sous la supervision de sa professeure de gestion documentaire, madame Florence Ott.

À la suite des recommandations et compte tenu de l’augmentation de la règlementation sur la transparence administrative et notamment la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée, monsieur Benjamin Kocyla, directeur de la planification, a souhaité renforcer la réflexion sur la gouvernance de l’information de son organisme. Cela correspond parfaitement aux recherches menées à l’UMCS puisqu’elles font partie d’un de ses domaines d’excellence et que le baccalauréat en gestion de l’information offert depuis 2001 est un programme spécialisé de langue française unique au Canada.

Les objectifs sont nombreux pour mener à bien l’amélioration de la gestion informationnelle, la conservation des documents essentiels et la diffusion optimale des informations. Ils comportent, entre autres, la mise en place d’un dictionnaire de références et d’un plan de classification pour les dossiers partagés, une charte de nommage des fichiers, l’authentification électronique des documents (signature, sceau, approbation officielle). Il s’agit également de revoir les processus d’affaires et la méthode de numérisation, d’évaluer les risques, de rédiger une procédure pour la gestion des courriels, de sensibiliser les utilisateurs aux pratiques et procédures de gestion documentaire et de réfléchir à la conservation de l’infonuagique.

Monsieur Benjamin Kocyla sera le référent et le chef de projet à la CSRPA tandis que madame Florence Ott agira en tant qu’experte et elle travaillera conjointement avec madame Mélissa Paulin-Thériault, attachée de recherche et diplômée du BGI. D’autres étudiants pourront se greffer au projet en fonction des besoins et du développement du projet.

Cette collaboration devrait permettre aux deux institutions de développer des procédures et des outils pour faciliter la gestion de l’information pérenne et mettre en évidence l’importance d’une bonne information dans les organisations.



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