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Mercredi 13 Avril 2011

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Des étudiants du BGI se penchent sur le dossier partagé de la bibliothèque du campus de Shippagan

La bibliothèque du campus de Shippagan a déjà fait appel en 2010 à l’expertise des étudiants du baccalauréat en gestion de l'information (BGI) inscrits au cours GEIN 4010 « Calendrier et traitement de l’information » pour améliorer la gestion documentaire du service. Ce travail a consisté à refaire le plan de classification peu fonctionnel et à traiter les arriérés de dossiers sur papier laissés par les directeurs successifs de la bibliothèque, et à tenter de retracer l’histoire des principales étapes du service depuis ses 50 années d’existence.

Cette expérience a montré l’importance du traitement de l’information et voilà les différents points d’amélioration que la directrice de la bibliothèque, Hélène McLaughlin, a pu constater après ce premier travail. « Avant ce projet, le service ne possédait pratiquement aucune trace écrite de son historique, dit-elle. Nous disposons maintenant d’archives permettant de recréer la mémoire disparue. L’élimination d’une partie des documents et l’archivage des dossiers à valeur historique ou légale ont permis de réduire considérablement la masse documentaire existante. L’amélioration du plan de classification a quant à lui contribué à rendre le repérage de la documentation plus efficace ; les rubriques du nouveau plan étant réduites et pertinentes. Ces améliorations me permettent d’économiser un temps considérable en accédant rapidement à l’information dont j’ai besoin pour accomplir mon travail. Ce projet de collaboration entre notre service et les étudiants a été des plus profitables pour tous ».

Elle n’a donc pas hésité à renouveler l’expérience et à proposer aux étudiants de se pencher sur la problématique du dossier partagé et de proposer des préconisations en matière de durée de conservation des documents.

Les cinq étudiants de cette année ont présenté les conclusions de leur étude aux membres de la bibliothèque et qui consistaient à améliorer le nommage de leurs fichiers, et utiliser le plan de classification pour la recherche et le dépôt des documents dans le fichier partagé pour favoriser l’échange systématique de l’information commune au sein du service.

Florence Ott, professeure en gestion documentaire, et la directrice, Hélène McLaughlin, disent « espérer que ce travail permettra au personnel de la bibliothèque de faciliter l’échange de renseignements et nous les remercions d’avoir accepté d’offrir une première expérience aux étudiants à qui il appartient maintenant d’utiliser leurs acquis pour répondre aux défis que la vie professionnelle leur réserve. »


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